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Système de réservation de matériel

Contexte   

Au fil des mois, le bureau des technopédagogies s’est vu équipé de plusieurs outils technologiques pour en faire le prêt aux enseignants (caméras document, micro Yéti, iPad, tablette graphique, etc.). Par contre, plus le nombre d’appareils augmente, plus la gestion des réservations est compliquée pour nous. Nous aimerions avoir un système de réservation que les enseignants pourraient remplir eux-mêmes en choisissant le matériel voulu, les dates d’emprunt, etc. Si possible, nous souhaitons que le système soit relié à un calendrier pour améliorer la gestion et la vue d’ensemble. Pour le moment, nous utilisons un Google Forms dont les réponses sont intégrées dans un Google Sheet, mais ça pourrait être plus efficace.   

Questions   

Avez-vous un tel système de réservation ? Quelle plateforme utilisez-vous ? Êtes-vous satisfaits ?

Actions à la suite de cet appel à tous

Merci d’avoir répondu à cet appel à tous. Notre penchant québécois nous pousse à explorer Hector cet été.

Détail des réponses   

ÉTABLISSEMENT/REPTIC

RÉPONSES

Alma   
Annie Bouchard 

Nous n’avons rien de tel dans notre collège.

Édouard-Montpetit 
Julie Jacob   

De notre côté, le service de la DiSTI a développé une plateforme qui est dédiée aux prêts des équipements (Syprêt). La plateforme est très conviviale. Il est possible d’associer des articles à des départements spécifiques. Les usagers peuvent faire des réservations directement en ligne. Nous sommes très satisfaits.

Garneau
Alexandre Dal-Pan   

Voici la réponse de la technicienne de la DTI qui gère ce type de prêt chez nous :

De notre côté c’est avec GLPI que je gère les réservations.

Possibilité de faire des réservations récurrentes, par exemple télévoteurs tous les mardis de 11 h à 14 h, mais ne gère pas les exceptions – tous les mardis sauf le XX mai par exemple.

Je reçois aussi par courriel des alertes avant la réservation et lorsque cette dernière est à échéance, ce qui me permet de garder le fil…

Par contre, plus on a de matériel et plus la vue d’ensemble est ardue. Un calendrier est prévu pour chaque item, mais je n’ai pas de calendrier d’ensemble. Par exemple, je n’ai pas de groupe nommé « portable » qui, en cliquant dessus, me permettrait de voir tous les portables déjà réservés et d’en attribuer un libre directement. Je dois aller dans le calendrier du portable 1, s’il est réservé, je vais dans celui #2 et ainsi de suite. J’ai cependant l’option de voir tout ce qui est réservé pour une journée donnée. Ex. : lundi, télévoteur 1, de 8 h à 11 h, portable # 8 de 10 h à 12 h, etc.

Lorsque nous avions l’ancien site de la DTI, les utilisateurs étaient en mesure de cliquer sur un lien et de voir si le matériel était disponible. Ils ne pouvaient cependant pas en faire la réservation eux-mêmes. Je ne sais pas si cette fonction est encore disponible, cela n’a pas été transféré dans l’Intranet.

Dans l’ensemble, je te dirais que je suis tout de même satisfaite de l’outil, même si ce dernier pourrait être amélioré pour faciliter la gestion des équipements en prêt qui augmentent constamment.

Gaspésie et des Îles   
Martin Claveau   

Chez nous, une partie de ce matériel est géré par les bibliothèques, donc le prêt est intégré aux systèmes en place. Sinon, pour le reste, c’est géré manuellement chez nous aussi.

Lanaudière – Joliette   
Martin Richard   

Le service de l’audiovisuel utilise le logiciel Booked installé sur les serveurs du collège.

Lanaudière – L’Assomption   
Jean-Luc Trussart   

Pour gérer le matériel du programme de Techniques d’intégration multimédia, nous utilisons Hector.

LaSalle   
Hans Olivier Puskas 
Julie Monette   

La bibliothèque utilise le logiciel Booked pour la réservation de ses salles de travail, ça peut s’adapter pour du matériel. Il y a une vue calendrier. L’interface n’est pas incroyablement « sexy ». C’est en anglais.
Le techno espace (labo de vêtement technique qui prête aussi du matériel de couture) envisage d’utiliser Hector. Ça semble un bel outil. C’est une entreprise québécoise.

 

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