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Stratégies d’intégration pour Office 365

Contexte

Le collège Ahuntsic a mis en place un comité d’intégration d’Office 365. Le but est d’améliorer l’intégration des outils infonuagiques et l’expérience des usagers avec cet outil. Avec ce sondage, nous voulons nous inspirer de ce qui se fait dans les autres institutions collégiales.

Questions

1) Est-ce que votre institution déploie Office 365, tant au niveau administratif, du corps enseignant qu’aux étudiants de votre institution ?

2) Quelles sont les stratégies d’intégration d’Office 365 dans votre institution ?

3) Quelles sont les bonnes pratiques que vous avez mises en place avec Office 365 ?

4) Quelles sont les améliorations que vous aimeriez apporter à l’utilisation d’Office 365 ?

5) D’un point vu critique (tant positif que négatif), comment percevez-vous cet outil ?

Détail des réponses

ÉTABLISSEMENT/REPTIC

RÉPONSES

Beauce-Appalaches
Annie Vaillancourt

1) Déploiement ? Oui

2) Stratégies d’intégration ?

  • Utiliser en contexte d’équipe de travail avec enseignants (ex. : évaluation de programme à l’aide de Teams)
  • Offrir des formations
  • Suggérer les outils de O365 dans l’intégration du profil TIC

3) Bonnes pratiques ? Le faire vivre aux enseignants.

4) Améliorations à apporter ?

  • Que O365 intègre les autres systèmes (ex. : CLARA)
  • Offrir de la stabilité

5) Perception de l’outil

  • Beaucoup de changements fréquents des outils
  • Choix du vocabulaire (ex. : canaux)
  • Plus « user friendly »
    • Facilite le travail de collaboration
    • Support de la ressource technopédagogie

Champlain – St-Lawrence
Claudine Gélinas-Faucher

1) Déploiement ? Oui, mais les étudiants n’ont pas accès au courriel.

2) Stratégies d’intégration ? Formation offerte aux enseignant(e)s et employé(e)s par Microsoft Education (3 sessions).

5) Perception de l’outil Je trouve aussi que Sharepoint (tant le format des groupes que celui des teams) n’est pas intuitif.

Collège Universel
Zakaria Jamai Mouhtad

1) Déploiement ? Au collège Universel, nous utilisons G Suite pour le courriel, mais nous utilisons Office 365 sans courriel pour le corps administratif et enseignant. Nous comptons migrer les courriels vers Office 365 afin que nous puissions le généraliser pour les étudiants aussi.

2) Stratégies d’intégration ? Nous utilisons présentement le SSO d’Office 365 pour une application.

5) Perception de l’outil. Je pense pertinemment que le courriel n’est pas le point fort de M$, Google reste loin devant dans la course. Par contre, l’intégration des outils bureautiques populaires de M$ rend Office 365 très demandé par les étudiants et enseignants. Point de vue personnel coté éthique : si l’on impose à des jeunes l’utilisation de solutions M$ en l’offrant gratuitement, on aura des adultes qui ne jurent que par cette marque alors que des alternatives libres/gratuites existent : Openoffice, Libreoffice…

Commentaire de Marilyn Nadeau (Rivière-du-Loup) : je suis tellement d’accord avec le point de vue. D’autant plus que la mission éducative est d’ouvrir les horizons et de préparer les étudiants à s’adapter. Un outil propriétaire c’est plus pratique, mais moins dans la mission en enseignement supérieur.

Édouard-Montpetit
Julie Dessureault

1) Déploiement ? Il est déployé à la grandeur du cégep depuis environ 3 ans. Un article dans ProfWeb été rédigé sur le sujet

2) Stratégies d’intégration ? Nous avons organisé plusieurs formations : sur la suite en général, sur le bloc-notes pour classe et prochainement sur Team.

3) Bonnes pratiques ? Offrir beaucoup de formations, en présentiel (animées par Microsoft éducation ou par moi-même) et en ligne (avec l’APOP).

  • Proposer des tutoriels et des formations asynchrones (sur notre site en construction techno.cegepmontpetit.ca).
  • Toujours passer par notre service pour créer un groupe, un site SharePoint et éventuellement un Team. Nous ne voulons pas perdre le contrôle sur la structure.

5) Perception de l’outil. À part l’utilisation de SharePoint que je trouve compliquée et non intuitive, je trouve les outils que comporte cette suite généralement très bien conçus.

ITA – La Pocatière
Sylvie Fontaine

1) Déploiement ? Avec le projet portable (BYOD) mis en place (année 3), tous les professeurs et étudiants ont automatiquement un compte. On incite les étudiants à installer la suite sur leur portable pour bénéficier des outils tout au long de leur parcours à l’ITA.

2) Stratégies d’intégration ? Présentation d’utilisation en classe par les pairs lors de la journée pédagogique, accompagnement/formation individuel et en classe par le conseiller TICE, on en fait la promotion, mais le bouche-à-oreille entre les profs est aussi très efficace.

3) Bonnes pratiques ? Rédaction de procédures pour faciliter la prise en main, proposition de formation en ligne; APOP/FADIO, atelier lors de la journée pédagogique, ma disponibilité est un élément essentiel, car il y a beaucoup de questionnements et de petits ajustements à faire lors des premiers essais.

4) Améliorations à apporter ? Plus de formation ponctuelle et exploiter davantage les outils.

5) Perception de l’outilé  L’outil est très intéressant et offre de multiples possibilités, nous n’avons pas terminé nos essais et explorations. Les multiples changements qui sont parfois aidants causent aussi des soucis à certains moments… Par exemple, le retrait de OneNote 2016 de la trousse d’installation en prétextant que le OneNote présent sous Windows 10 ferait le travail est faux, du moins actuellement, ça nous a causé des problèmes pour la modification de fichier en temps réel déposé directement dans le bloc-notes. Aussi, comme les panoramas et choix changent régulièrement, nous avons réduit certaines de nos procédures pour référer directement aux pages du site Microsoft.

Jonquière
Manon Lessard

1) Déploiement ? Oui, aux trois niveaux.

2) Stratégies d’intégration ? Tout le monde a accès à un courriel O365 et à l’accès en ligne. Des ateliers de formations sont offerts aux personnes le désirant et du soutien individuel également. 

3) Bonnes pratiques ? La réponse « just in time » est à mon avis la meilleure pratique… J’élabore également un SharePoint regroupant diverses ressources pour une autoformation.

4) Améliorations à apporter ? Une plus grande utilisation des outils de collaboration. Présentement, seules les fonctionnalités de base sont réellement utilisées.

5) Perception de l’outil Je trouve qu’O365 offre un large éventail de possibilités qui nécessitent plus ou moins d’habiletés. OneDrive Client semble causer des problèmes à certains utilisateurs qui retournent très vite sur Dropbox ou Google Drive…  

LaSalle
Julie Anne Roy

1) Déploiement ? Pour l’instant, ce n’est que pour l’administration et les enseignants. Le service informatique est en train de travailler sur l’ouverture de comptes pour les étudiants. Hiver 2019 ? À suivre…

2) Stratégies d’intégration ? Puisque la migration a été faite rapidement, l’équipe pédagogique n’a pas vraiment pu prévoir le coup pour les formations. Nous avons donc beaucoup fait affaire avec Microsoft for Éducation (formations gratuites) pour Teams, One Drive et One Note. Les enseignants sont rendus assez autonomes en général.

3) Bonnes pratiques ? Nomination d’enseignants personne-ressource pour aider leurs collègues et organisation de formations lors des journées pédagogiques ou des rentrées. Je réfère aussi beaucoup à l’APOP ou APOP411 pour des webinaires, des cantines et même parfois du support technique pour des procéduriers.

4) Améliorations à apporter ? Lors du départ d’un employé, il faut s’assurer d’avoir des copies de sauvegarde parce que ce qui a été déposé dans un groupe Teams n’est plus accessible par la suite.

5) Perception de l’outil Assez bien en général. Par contre, comme nous avions déjà un intranet où déposer les fichiers auparavant, la gestion des multiples plateformes peut devenir assez complexe…

Marie-Victorin
Mélanie Élise Roy

1) Déploiement ? Office 365 est accessible à l’ensemble du personnel et des étudiants du Cégep Marie-Victorin.

2) Stratégies d’intégration ? Une série de formations dans les départements du Cégep a été proposée. Nous désirons poursuivre cette année en proposant, notamment, des formations sur TEAM.

3) Bonnes pratiques ? Avec Omnivox, Office 365 est l’outil de travail par excellence dans notre institution. Les équipes de travail sont encouragées à utiliser les outils collaboratifs.

4) Améliorations à apporter ? Mise en place d’une communauté d’échange et de partage sur l’utilisation pédagogique des outils de la suite Office 365. Nous regardons aussi la possibilité de devenir membre de l’APOP comme support additionnel.

5) Perception de l’outil Très bien ! L’outil évolue constamment et s’adapte de mieux en mieux aux besoins. Le décalage entre la version dans le nuage et celle sur notre poste de travail peut parfois être un irritant.

Rivière-du-Loup
Marilyn Nadeau

1) Déploiement ? Il est déployé à la grandeur du cégep depuis 2 ans.

2) Stratégies d’intégration ? Nous avons organisé quelques formations : sur Office 365 en général, sur le OneNote.

3) Bonnes pratiques ?

  • Offrir beaucoup de formations, en présentiel (animées par Microsoft éducation ou par moi-même) et en ligne (avec l’APOP);
  • Proposer des cliniques de dépannage en lien spécifique avec des outils (OneNote, outlook,teams).

4) Améliorations à apporter ? Même réponse que Jules Massé que je trouve des plus pertinentes.

Rosemont
Marie-Josée Desrochers

1) Déploiement ? Oui. Nous utilisons notamment Outlook comme courriel principal depuis 2016-2017.

2) Stratégies d’intégration ? Nous sommes actuellement à offrir plusieurs formations de l’APOP pour l’intégration des outils pédagogiques d’Office 365. Comme le déploiement d’Office 365 pour les étudiants s’est fait en janvier 2018, nous avons relancé les enseignants pour inciter les étudiants à activer leur compte. Un procédurier a été créé pour soutenir le tout.

3) Bonnes pratiques ? Je suis très intéressée par l’outil Onenote pour la conception d’un cartable pédagogique.

5) Perception de l’outil. Étant une fervente du grand potentiel pédagogique de Google Apps Education, je reste un peu sur ma faim en ce qui concerne Office 365. Je dois dire qu’au point de vue marketing, ils ont su conquérir les utilisateurs en offrant des licences Office 2016 gratuites. Je suis d’accord avec le commentaire de Jules Massé.

Sainte-Foy
Sébastien Roy

1) Déploiement ? Tout est en place et l’utilisation se fait à tous les niveaux.

2) Stratégies d’intégration ? Il existe peu de stratégies d’intégration. Nous travaillerons prochainement à la formation du personnel et des enseignants. La promotion se fera à l’automne prochain.

3) Bonnes pratiques ? Formation et aide aux enseignants et étudiants sur l’installation et sur l’utilisation des logiciels.

4) Améliorations à apporter ? Exploiter les fonctionnalités de collaboration.

5) Perception de l’outil C’est un bon outil, mais il semble manquer des fonctionnalités qui rendent l’appropriation frustrante.

Saint-Hyacinthe
Grégoire Compaoré

1) Déploiement ? Oui, mais nous expérimentons encore des applications comme Teams, Flow et PowerApps. Nous déployons Office 365 depuis 2016, à tous les niveaux : administratif, enseignant et étudiant. Nous offrons la possibilité d’installation sur 5 postes différents, incluant tablettes, et téléphones intelligents.

2) Stratégies d’intégration ? En ce qui concerne le corps professoral, le CP en technopédagogie est en charge de la formation des enseignants. La stratégie de formation consiste en un sondage sur les différentes applications avec des propositions de dates. Le gros des formations se tient pendant les semaines de lecture des sessions d’automne et d’hiver. Ainsi, de 2016 à l’hiver 2018, presque tous les enseignants ont été formés aux différents outils d’Office 365. Le CP en technopédagogie a en plus la charge de la formation et des étudiants des programmes BYOD, notamment à certaines applications telles que One Drive, OneNote, Class Notebook), Outlook. Le centre d’aide pédagogique sur les TIC (CAPTIC) vient en soutien. Le soutien est assuré par des étudiants-tuteurs. La formation des membres de l’administration est assurée par un programme de formation de notre partenaire « Collecto » dans un programme d’acquisition de compétences (PAC).

3) Bonnes pratiques ?

  • Utilisation de Class Notebook par un département comme plateforme d’enseignement et d’apprentissage
  • Collaboration, communication, partage de documents à l’intérieur des départements à l’aide de Onedrive et SharePoint
  • Utilisation de Onenote par les enseignants, les administratifs et les étudiants; presque toutes les sphères du collège ont adhéré

4) Améliorations à apporter ? Une utilisation plus accrue de Yammer. Nous invitons les départements à mettre en place des communautés de pratique. Le comité TICE donnera le ton avec une communauté où nous avons l’intention de publier des articles de sites tels que ProfWeb, et d’inciter les uns et les autres à se prononcer et à discuter sur différents thèmes.

5) Perception de l’outil. Outils très pratiques pour les différents services qu’il permet. La coédition sur Excel reste encore à parfaire, car trop de bug. Par ailleurs, les partages de fichiers depuis SharePoint bugg également.

Saint-Jean-sur-Richelieu

Jules Massé

1) Déploiement ? Oui, enseignants et étudiants seulement. L’outil est disponible. Les utilisateurs reçoivent du soutien sur demande.

2) Stratégies d’intégration ? Des « champions » institutionnels sont nommés et vont recevoir du perfectionnement.

3) Bonnes pratiques ? Encore tôt pour le dire, un programme technique à adopter OneNote.

4) Améliorations à apporter ?

a) Distinguer entre l’outil d’apprentissage et l’objet d’apprentissage. Selon les disciplines et les approches pédagogiques, l’outil est plus ou moins pertinent. Par exemple, pour une approche collaborative socioconstructiviste en temps réel, d’autres outils sont plus performants. Pour certains cours ou disciplines, il est très pertinent d’apprendre à utiliser les produits Office, mais il ne faut pas que l’outil devienne un obstacle aux apprentissages.
b) Il serait souhaitable que tout le Cégep soit sur la même plateforme. C’est un problème d’avoir seulement les enseignants et les étudiants dans O365.

Il est difficile de se former soi-même et d’apprendre au fur et à mesure en utilisant les outils. Il y a un besoin au niveau du développement d’une communauté d’utilisateurs qui collabore. Paradoxalement, il est difficile de collaborer avec des personnes de l’extérieur de sa plateforme (peut-être en raison des paramètres locaux, je ne sais pas ?). Il y a aussi des problèmes de synchronisation (Windows 7, Office 2016) qui entraînent des délais ou obligent à créer des copies de documents (ouverture en lecture seule). Plantages fréquents de Word dans ma configuration.

Victoriaville
Lorraine Ouellette

1) Déploiement ? Le mandat chez nous est administratif. Les étudiants y ont accès, mais peu de publicité. Nous désirons uniformiser nos façons de faire et les outils qui sont utilisés pour l’administration. Pour la pédagogie, les profs ont pleine liberté, même un peu trop. Ils peuvent utiliser pas mal ce qu’ils veulent. Si l’on parle CUA, ce n’est pas toujours l’idéal.

2) Stratégies d’intégration ? Je réponds surtout aux besoins de collaboration avec l’intégration de Teams. L’implantation se fait un peu par contamination de corridor pour l’instant. Depuis le début de la session, je travaille avec les départements en présentiel pour les guider dans l’appropriation de l’environnement Office 365 et du travail collaboratif Ma mission cachée est de changer les pratiques, de diminuer les courriels et de garder des traces en lien avec le travail collaboratif. Pas toujours facile, le Carrefour (service informatique) travaille surtout à implanter des groupes de collaboration, gestion de fichiers alors que je veux changer les pratiques. On travaille là-dessus.

3) Bonnes pratiques ? Des formations en présentiel sont vraiment nécessaires pour mettre en place de bonnes pratiques. Je me rends compte que le personnel ne comprend pas vraiment l’usage de ces outils : Office 365, OneDrive client, nuage, Office 2016 version abrégée dans le nuage, Office 2016 version perpétuelle, Office 2016 d’Office 365… Vous voyez le topo et c’est dans tout ça qu’ils perdent des fichiers. Un peu tout ça devient nécessaire pour travailler de façon fluide.

4) Améliorations à apporter ? Trop de choix d’outils c’est comme pas assez. J’ai adopté Teams, Sharepoint est trop compliqué pour nos besoins et les groupes très basics.

5) Perception de l’outil. J’adore Teams pour faciliter le travail avec tous les participants de mes différentes équipes de travail. La version d’Office bureau pour moi est essentielle. Je ne veux pas travailler toujours en ligne. Ce n’est pas toujours évident de les amener là, car plusieurs avaient déjà adopté Google pour la collaboration.

Vieux Montréal
Daniel Bourry

1) Déploiement ? Profs et étudiants : depuis janvier 2018, des formations ont été données. Personnel administratif : depuis cette session, mais les formations n’ont pas encore débuté.

2) Stratégies d’intégration ? Nous ne forçons pas les gens à aller vers O365. Nous laissons les gens se familiariser avec le produit. Nous en faisons la promotion, particulièrement pour les travaux collaboratifs.

3) Bonnes pratiques ? Une feuille d’information sur les différences entre notre réseau interne et O365 (serveurs au Canada, effacement des comptes après le départ du collège, la poubelle et son temps de récupération, etc.).

4) Améliorations à apporter ? J’espère que l’accès aux fichiers autres que ceux de la suite Office sera simplifié lorsque nous passerons à Windows 10. Nous n’installons pas l’application OneDrive sur le poste du collège. Il faut donc télécharger un fichier, travailler sur le poste, sauvegarder, puis redéposer le fichier sur OneDrive dans le cas de produits autres que ceux de Microsoft.

5) Perception de l’outil. En général, très bien.

 

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