logo Federation cegeps

SharePoint : gestion, intégration, utilisation

Contexte

Notre Cégep aimerait se diriger vers une utilisation optimale de SharePoint. Cependant peu d’information concernant la mise en œuvre et l’établissement d’une structure pertinente a été colligée, principalement dans un contexte collégial. C’est pour cette raison que je souhaite interpeller le réseau REPTIC afin de recueillir les informations qui aideraient notre cégep à déployer sagement cet outil O365. Voici quelques questions :

Questions

  1. Est-ce que SharePoint a remplacé les répertoires informatiques traditionnels de votre institution, tant pour le secteur administratif que pédagogique ?
  2. Quelles stratégies avez-vous choisies pour l’utilisation de SharePoint (gestion des documents, administration institutionnelle, gestion des programmes/départements) ?
  3. Quelles recommandations (positive ou négative) feriez-vous pour la mise en œuvre de SharePoint (soutien, bibliothèques de documents, création et gestion de sites et sous-sites, gestion des accès) ?

Détail des réponses

ÉTABLISSEMENT/REPTIC

RÉPONSES

Beauce-Appalaches
Annie Vaillancourt

L’implantation d’Office 365 se fait à petits pas. Aucun développement pour l’instant avec SharePoint.

Édouard-Montpetit
Julie Dessureault

1. Quelques directions utilisent SharePoint. Aussi, le département de radiodiagnostic l’utilise pour ses stages. Toutefois, les répertoires traditionnels sont toujours existants. Des départements utilisent Office 365 et d’autres Teams.

2. Nous avons organisé des formations avec l’APOP pour la formation continue. À la base, nous pensions utiliser SharePoint pour le secteur administratif et Teams pour les départements.

3. Si le site a bien été structuré, au départ, cela est facilitant (voir présentation de Patsy Caron et ses conseils). Ici, le demandeur doit en faire la demande par GLPI, notre service d’assistance. Ensuite, nous rencontrons l’usager pour cibler ses besoins et nous le dirigeons vers la plateforme la mieux adaptée (Groupe, Teams, SharePoint). Lorsque la plateforme est créée, nous organisons des séances de formation.

Garneau
Alain Marcotte

1. Pour le moment, nous ne souhaitons pas migrer les données de l’institution (admin. et péd.) sur Office 365, mais nous l’utilisons.

2. Il est principalement utilisé pour du travail collaboratif et offrir aux étudiants un espace de stockage plus généreux que ce nous pouvons offrir via notre infrastructure. Plusieurs professeurs l’utilisent dans le cadre de leur cours : partage de documents, Class Notebook, Planner, etc.

3. C’est positif, mais avant de vous lancer, prenez soin de définir les rôles et les limites au niveau du soutien technique. Offrir de la formation sur les principales fonctionnalités de collaboration et de travail d’équipe. Documenter les solutions aux irritants : par exemple, l’interface qui est parfois en français, parfois en anglais. L’usager peut régler lui-même ce problème dans les paramètres de langues, mais il faut savoir par où passer. Puis, comme la plateforme évolue pratiquement de semaine en semaine, il est possible qu’une solution qui fonctionnait la veille ne fonctionne plus le lendemain.

Granby
Alexis Lacombe

L’utilisation de SharePoint est très hétérogène dans le collège et se fait en parallèle avec les répertoires informatiques traditionnels. SharePoint est utilisé, entre autres, afin de concentrer de la documentation à caractère informatique que l’on veut diffuser largement dans la communauté. Il est probablement aussi utilisé afin de partager de l’information au niveau départemental ou au niveau des services. Au niveau des recommandations, je crois que beaucoup de meilleures pratiques liées à l’usage des répertoires partagés sont valables quant à l’organisation. Je dirais aussi que comme dans beaucoup de cas, un leadership institutionnel fort est requis pour intégrer cet outil et amener la communauté à changer ses pratiques.

International des Marcellines
Alexander Deichman

Nous sommes en processus d’implantation d’Office 365. Nous avons commencé cet été par Outlook ainsi que l’introduction de Teams et de OneDrive comme des outils professionnels pour les enseignants et les membres de la direction.

Nous ne planifions pas (à court terme) utiliser SharePoint, mais nous allons suivre de près cet appel à tous pour guider notre prochaine phase d’implantation.

Toutefois, il est important de se souvenir que la suite des produits Office 365 est en constante évolution et les modifications proposées par Microsoft nécessitent un suivi régulier. En ce qui concerne SharePoint, le potentiel de créer des problèmes à la suite d’oublis ou de manque de temps est plus élevé qu’ailleurs.

Jonquière
Manon Lessard

1. SharePoint ne remplace pas les répertoires traditionnels qui sont encore largement utilisés.

2. L’utilisation est plutôt au cas par cas… Tout le personnel et chaque élève ont accès à Office 365. À la journée pédagogique de janvier, nous avons fait un atelier sur l’utilisation pédagogique d’Office 365 et depuis je reçois beaucoup de demandes de soutien et de formation de la part des enseignant-e-s qui veulent utiliser principalement OneDrive, OneNote et Teams. Depuis janvier, une synchronisation est faite avec la base de données COBA pour la création d’équipes Teams pour chaque cours/groupes. Ceci est de plus en plus apprécié de la part des enseignant-e-s.

3. Nous avons implanté Office 365 en 2017 et plusieurs personnes (enseignants, élèves, personnel) n’y ont jamais encore accédé… Pour le soutien, nous avons 2 techniciens à la bibliothèque qui offrent une réponse de première ligne, et un nouveau CP TIC et moi-même donnons le soutien de nature technopédagogique et des ateliers pour les services et les départements qui le désirent. La gestion des accès se fait par groupes d’utilisateurs et c’est le service TI qui s’en charge. Le seul inconvénient en ce qui a trait au soutien concerne les mises à jour fréquentes de la suite O365. Il faut donc être vigilant lors des ateliers et des coachings, car l’interface d’hier n’est peut-être plus le même aujourd’hui… Dans l’ensemble, les personnes qui utilisent les applis proposées par MS semblent satisfaites. Aussi, le niveau d’aisance en technologie n’a pas besoin d’être élevé pour réussir à bien utiliser Office 365.

Lanaudière – L’Assomption
Jean-Luc Trussart

1. Pas encore. Nous utilisons des lecteurs administratifs (serveurs locaux). One Drive et des SharePoint sont disponibles pour tous. Le service des programmes et du développement pédagogique, dont je fais partie, expérimente actuellement ces outils.

2. Nous avons créé des sites SharePoint pour y verser des cahiers programmes dynamiques et des Microsoft Teams pour effectuer le développement. Nous avons recensé ces pratiques dans ce dossier.

3. Le lien entre SharePoint (serveur de fichiers), SharePoint Site, OneDrive et Yammer n’est pas clair. Je suis à réfléchir à une formation sur le sujet. La stabilité de Teams n’est pas nécessairement au rendez-vous… surtout pour l’intégration des autres applications (Planner, OneNote, etc.).

Lionel-Groulx
Pierre Levasseur

Nous déployons actuellement Microsoft 365. SharePoint sera mise en œuvre au cours des prochains mois. Nous en sommes à l’analyse des besoins, la formation de l’équipe TI et la planification du projet. C’est à suivre.

Matane
René Bélanger

On débute l’utilisation d’Office 365 avec des groupes d’étudiants. Pour le personnel, nous utilisons TEAMS pour nos comités au cégep.

Les informations sensibles demeurent toujours dans notre réseau. Nous n’avons pas de stratégie pour une utilisation poussée de SharePoint.

Notre-Dame-de-Foy
Martin Legault

C’est dans les plans, mais probablement seulement pour l’an prochain officiellement. Pour l’instant, je l’utilise pour partager des documents pour des projets de développement avec un site du Service de la pédagogique et des sous-sites pour les départements, mais ce n’est que temporaire. Merci pour l’appel, il me sera aussi utile.

Rimouski
Nelson Jean

Nous utilisons G Suites pour l’éducation.

Le personnel enseignant et administratif utilise de plus en plus Google Drive et délaisse les structures officielles. Nous supportons les deux endroits de stockage.  

Nous tentons présentement de définir des règles d’utilisation et aussi de conservation de l’information avec notre archiviste.

Il faut consulter le responsable de vos archives dans votre organisation dans le choix et les solutions à implanter.

Saint-Jean-sur-Richelieu
Jules Massé
Marie-Hélène Bergeron
Suzie Roy

1. Le remplacement se fait graduellement dans les services administratifs. Un projet-pilote est en cours à la direction générale. Collecto a grandement aidé au démarrage du projet de GED SharePoint à la direction générale. La demande est présente du côté des départements. Un calendrier de projet est en cours d’élaboration pour l’ensemble du cégep.

2. SharePoint a été choisi comme logiciel de gestion électronique des documents (GED) (gestion du cycle de vie, du plan de classification). Certains enseignants utilisent des sites d’équipe pour gérer leur comité de programme. Le service des programmes explore la possibilité de travailler dans Teams et SharePoint pour la gestion des programmes.

3. Impliquer tous les acteurs concernés

  • Avoir un archiviste comme ressource pour la gestion des documents et des archives;
  • Avoir un plan de classification, un calendrier de conservation et une politique de gouvernance, y aller étape par étape;
  • Ne pas oublier l’importance de l’environnement technologique (par exemple Windows 7, avec Office 2016, n’est vraiment pas idéal, avoir Windows 10 ainsi que la suite Office 365 permet d’éviter beaucoup de problèmes techniques);
  • Développer un plan de communication et informer l’ensemble de la communauté des projets en cours et à venir;
  • S’assurer que les serveurs sont hébergés au Canada pour pouvoir déposer des informations sensibles ou confidentielles;
  • Offrir des formations et être disponibles pour accompagner les membres du personnel et répondre à leurs questions rapidement.

Rédigé avec la contribution de notre archiviste Valérie Poirier-Rouillard

Sherbrooke
David Laplante

Actuellement, notre réseau ne nous permet d’exploiter que les outils de base d’Office 365, mais les mises à jour dudit réseau ces derniers mois doivent nous permettre de passer à pleine vitesse avec le portail de Microsoft, incluant l’exploitation de SharePoint. Il y a encore beaucoup de retenue dans le personnel (enseignant, non enseignant et cadre), alors malgré la volonté de plusieurs d’avancer plus vite, je ne crois pas que SharePoint deviendra, du jour au lendemain, LA solution adulée par notre personnel. Même si le Ministère croit parfois le contraire, chez nous, utiliser un Google Doc, un Google Sheet, un Google Form et un Google Slide, c’est encore innovant !

Vieux Montréal
Daniel Bourry

Nous avons testé SharePoint au début des années 2000, mais nous n’avions alors pas assez d’espace mémoire pour continuer vers une migration sur SharePoint.

Nous regardons pour remplacer les vieux sites SharePoint par une solution à l’intérieur d’O365. Nous regardons la
possibilité de passer vers des espaces Teams ou SharePoint sur O365.

Le principal problème avec SharePoint, c’est la gestion des droits et l’héritage des droits. Il faut implémenter une solution avec des groupes (AD ou O365) et non pas en donnant des droits individuels.

 

Écrire une réponse