logo Federation cegeps

Outil de gestion de workflow administratif

Contexte

De l’inscription d’un étudiant en FAD, jusqu’à la rencontre d’accueil, plusieurs tâches doivent être réalisées par divers intervenants répartis à travers les différents Campus de notre collège. L’inscription d’un étudiant en FAD est donc un « processus » parmi plusieurs autres, qui est soumis aux aléas que l’on connaît tous : changements dans les structures administratives, au niveau de l’organisation scolaire et au niveau de la coordination départementale. Bref, nous sommes à la recherche d’un outil de gestion de Workflow administratif qui pourrait nous aider à faire le suivi, par exemple, des activités d’intégration d’un étudiant en FAD.

Questions

  1. Est-ce que vous utilisez un outil de gestion de Workflow administratif dans votre collège ?
  2. Si oui, lequel et en êtes-vous satisfait ?
  3. Si oui, est-ce qu’il permet une intégration simple avec votre système de courriel, votre système de gestion des demandes informatiques (GLPI ou autre), votre plateforme d’apprentissage, autres systèmes internes ?

Détail des réponses

ÉTABLISSEMENT/REPTIC

RÉPONSES

Cégep à distance
Stella Cardozo

COBA

International des Marcellines
Alexander Deichman

On ne l’utilise pas.

Toutefois, notre système de gestion des documents LaserFiche et la suite Office 365 offrent les produits de gestion de flux d’affaires qui s’intègrent bien dans notre plateforme courriels (Office 365) et devrait fonctionner avec GLPI pour faire une demande/ouvrir un billet de support.

Si vous avez Office 365, explorez :

– Planner;

– Power Automate (anciennement Flow);

– Project (si accessible).

Lanaudière – L’Assomption
Jean-Luc Trussart

Process.st

Rimouski
Nelson Jean

1. Rien de notre côté pour l’instant.

2. Microsoft Flow, accessible dans O365.

Trois-Rivières
Kim Burton
(Formation continue et services aux entreprises)

Nous sommes une petite équipe de gestion et soutien pour la FAD.

Le processus d’intégration est pris en charge par notre petite équipe. (Une conseillère pédagogique à temps plein [moi], un enseignant-accompagnateur et une agente de bureau.)

Toutes les demandes passent par un courriel qui est géré par une agente de bureau.

Pour les programmes crédités, il y a un document de gestion (Excel) des AEC spécifiques pour la FAD. Tous les CP et agents de bureau utilisent le même et les étapes y sont bien intégrées.

De plus, les responsables de programmes intègrent directement dans leur horaire les séances d’accueil et de préparation technique pour les étudiants avant le début des cours.

Nous n’utilisons pas de système en tant que tel, mais nos processus sont clairs.

 

Écrire une réponse