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Google Apps et Office 365

CONTEXTE

J’aimerais en apprendre davantage sur la position des différents collèges quant aux offres qui nous parviennent actuellement en lien avec les suites de logiciels, l’espace de stockage et les adresses courriel, notamment celles de Google Apps for Education et Office 365.

  1. Google ou Office : Avez-vous dans votre établissement choisi une des deux options suivantes? Si oui, merci de m’indiquer laquelle des deux options.
    • Google Apps for Education
    • Office 365
  2. Motivation/Besoin : Quelles ont été vos motivations à choisir cet outil? Quel était votre besoin d’origine qui a instigué un tel projet?
    • partage de fichiers
    • coédition
    • espace de stockage
    • adresse courriel pour les étudiants
    • infonuagique
    • etc.
  3. Processus d’implantation : Où en êtes-vous dans votre implantation de ces outils? Quelles sont les étapes d’implantation? Quelles sont les personnes ressources impliquées dans le processus d’implantation? Y a-t-il un développement maison pour adapter ce produit à l’environnement local (Léa, Colnet, Moodle)? Si oui, qui a fait ce développement? Quel est le processus de création de groupes, d’authentification? Y a-t-il un mode de communication privilégié depuis l’implantation de ces outils en fonction des autres outils pédagogiques? (courriel, Léa, Colnet, Moodle ou autre)?
  4. Utilisateurs : Qui bénéficie de ses outils présentement dans votre établissement? Ou encore, qui va bénéficier de ces outils si vous n’êtes pas encore à l’étape d’implantation?
    • Personnel administratif
    • Professeur Étudiant
    • Autres précisions
  5. Données nominatives : Avez-vous des règles quant aux données nominatives du fait que ces informations sont sur l’infonuagique?

DÉTAIL DES RÉPONSES

Établissement/REPTIC Réponses
Ahuntsic
Lisa Tremblay
On est avec Office 365. Ce choix a été fait afin d’être cohérent avec les choix logiciels qui sont déjà faits au Collège.
Dawson
Rafael Scapin
Réponses du directeur d’informatique

  1. Google ou Office : Office 365 will be *offered* to students (i.e. it will be optional, accounts created on request)
  2. Motivation/Besoin : Bien qu’ils aient aussi accès aux services mentionnés, c’est surtout permettre à nos étudiants de bénéficier de la version OfficePro et Mobile gratuitement
  3. Processus d’implantation : Nous avons fait un pilote avec les étudiants en informatique. Le service sera offert à tous les étudiants partir de l’été.
  4. Utilisateurs : Ce sera offert à tous les étudiants, les professeurs auront tous automatiquement un compte mais nous ne prévoyons pas d’usage massif de leur côté.
  5. Données nominatives : Bien sûr.
Jean-de-Brébeuf
Jean Allard
Pas de projet à court terme, mais nous avons abordé ce sujet à notre comité TIC et les réponses à ton enquête permettront sans doute d’éclairer notre réflexion.
Lanaudière – Joliette
Martin Richard
  1. Google ou Office : Nous avons Google Apps for Education que nous n’avons pas encore déployé. Nous sommes encore à la phase de test. Je ne sais pas encore si nous passerons au déploiement. Office 365 semble intéresser beaucoup notre service informatique. Par contre, le déploiement nous coûterait environ 20 000 $. Pour l’instant, tout est sur la glace.
  2. Motivation/Besoin : Tous les services que tu énumères se retrouvent dans la liste de nos besoins.
  3. Processus d’implantation : Nous ne sommes pas encore rendus à ce point. Le projet est quand même piloté par le service informatique qui a consulté les CP TIC (nous sommes 4 CP TIC dans notre structure régionale).
  4. Utilisateurs : Surtout les étudiants et enseignants. Pour le reste à définir.
  5. Données nominatives : Non, pas de règles, mais le sujet suscite pas mal de questions de la part de notre service informatique.
Lionel-Groulx
Ghislaine Laurin
Réponses de Benoît Routhier, coordonnateur à la Direction de l’informatique et des technologies de l’information et des communications (DITIC)

  1. Google ou Office : Office 365
  2. Motivation/Besoin : Adresse courriel pour les étudiants
  3. Processus d’implantation : Nous avons été les premiers de mémoire à transférer les courriels de nos étudiants dans le Cloud il y a plusieurs années (originalement Live@EDU). Les étapes d’implantation sont connues par les responsables TI des Collèges.Seulement la DITIC a été impliquée dans ce projet avec l’aide de ressources externes (pour le comment faire au début). Les étudiants ont encore un espace de stockage au Collège. Nous n’avons fait aucun développement local et il n’y en a pas de prévu.

    Processus de création de comptes : Une interface Web de Microsoft sert à gérer les ressources allouées à haut niveau et la partie courriel se gère comme un serveur Exchange local, mais dans le Cloud. Il y a plusieurs options possibles pour la gestion, création et authentification des comptes. Selon moi, cela revient à chaque direction de l’informatique de décider de ce qui lui convient en fonction de plusieurs critères.

    L’outil de communication formel est Col.Net. Le courriel chez Microsoft est un +value pour les étudiants et n’est pas utilisé pour les communications entre le Collège, les enseignants et les étudiants.

  4. Utilisateurs : Étudiant
  5. Données nominatives : Les étudiants ne devraient pas en principe, posséder ce type d’information.
Outaouais
Jean-François Nadeau
Puisque notre cégep se paie la grosse licence Microsoft, nous avons accès à Office 365 et les services informatiques ont considéré qu’il était facile alors de l’offrir bientôt aux élèves…

Je travaille avec les services informatiques pour implanter Google Apps dès que possible… Les considérations sont nombreuses et le processus est long.

Pourquoi ces services?

Office 365 : tout le monde connaît (hum), tout le monde aime (hum).

Google Apps : offre tellement plus de possibilités pour l’enseignement : travail collaboratif, formulaire, site, script, etc. L’offre de services est tellement plus vaste! Je dirais qu’Office 365 correspond davantage au profil TIC version 1 et Google Apps à la version 2! Même l’étudiant ou le professeur qui doit faire une simple présentation doit faire un choix entre le logiciel de présentation, le PDF en plein écran, le site web, l’idéateur qui s’intègre à Google Apps, etc. Et c’est dans ce choix que tout s’amorce pour le développement des habiletés TIC. Donc, s’il n’y avait qu’un service à offrir, cela serait Google Apps. Ajouter Office365, améliore le choix si on ne limite pas à la facilité de faire seulement PowerPoint…

Les Google Apps s’utilisent présentement surtout à partir de comptes personnels. J’utilise les Google Apps avec un domaine personnel.

Lorsqu’on voit les scripts que les utilisateurs rendent disponibles sur le web, lorsqu’on découvre toutes leurs possibilités, on ne peut s’empêcher de penser qu’il serait extrêmement intéressant qu’il y ait une collaboration réseau pour développer des scripts d’intérêts communs.

À suivre.

Rimouski
Bruno Lavoie
Réponse de Maxime Ross, analyste au service des technologies et responsable de l’implantation de Google.

  1. Google ou Office : Oui, nous avons choisi « Google Apps for Education ».
  2. Motivation/Besoin : Voici, en ordre de priorité, les motivations nous ayant menées à ce choix : 1 – Partage de fichiers (collaboration), 2 – Espace de stockage (très intéressant), 3 – Coédition, 4 – Infonuagique ET Autres : GRATUITÉ de la solution pour les établissements d’enseignement (sans publicité intégrée à l’interface de la boîte de messagerie des utilisateurs).
  3. Processus d’implantation : Nous en sommes à l’étape de préparation de la migration des comptes de messagerie existants de nos utilisateurs dans l’outil utilisé actuellement (Novell GroupWise). L’outil choisi et recommandé par Google est « GAMME ». Nous préparons le domaine officiel de production chez Google qui sera utilisé une fois les comptes migrés. Nous profitons de l’occasion pour effectuer une standardisation du format des adresses de messagerie pour tous nos utilisateurs. Une équipe s’occupe de préparer le matériel de formation qui sera utilisé pour dispenser les séances une fois les utilisateurs migrés tandis qu’une autre équipe se charge de se familiariser avec la console d’administration mise à notre disposition par Google pour réaliser les tâches de support au quotidien, une fois l’outil implanté. Nous gérons le changement en continu avec la diffusion de communiqués portant sur différents sujets pour informer la communauté tout au long de la transition. Une boîte FAQ a été mise à la disposition de la communauté collégiale afin de leur permettre d’adresser leurs questions à l’équipe responsable du dossier à l’informatique tout au long de la transition. Nous prévoyons faire le passage à l’automne 2014. Comme développement maison, nous avons développé des gadgets qui permettent d’intégrer à l’interface de la boîte de messagerie de nos utilisateurs l’accès à une panoplie d’outils (liens vers d’autres systèmes web du Cégep). Les modes de communication privilégiés sont :
    • la boîte de messagerie FAQ mise sur pied temporairement d’ici l’implantation pour répondre aux questions de la communauté,
    • les écrans du système d’affichage disposés un peu partout dans le collège (aires de circulation principales),
    • la diffusion de communiqués via la plateforme Mon Portail d’Omnivox (actualités et messages dans notre communauté du service des technologies de l’information) et
    • la parution des communiqués dans notre journal interne réservé au personnel (enseignant + administratif).
  4. Utilisateurs : Ce sont le personnel administratif ET les professeurs qui bénéficieront de ces nouveaux outils pour l’instant.
  5. Données nominatives : NON, pas de règle quant aux données nominatives. Nous verrons cependant à réactualiser notre politique d’utilisation des outils électroniques mis à la disposition des employés du Collège pour refléter ce changement important dans l’organisation.
Saint-Hyacinthe
Gilles Boulanger
  1. Google ou Office : Nous utilisons Google Apps for Education (nous avons un compte pour le cégep). Nous n’utilisons pas pour l’instant Office 365, trop coûteux selon le service informatique.
  2. Motivation/Besoin : Projet lié à la recherche, partage de fichiers, partage d’agenda, adresse courriel sécurisé pour les étudiants.
  3. Processus d’implantation : Pour l’instant, la gestion de cet outil est faite par notre conseiller à la recherche. C’est lui qui est l’administrateur. Possible utilisation avec un programme en Soins pré hospitaliers d’urgence pour la gestion des stages.
Trois-Rivières
Chantal Desrosiers
Toute l’énergie du collège se concentre pour passer de Windows XP à Windows 7.

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