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Gestion des ordinateurs portables prêtés temporairement (mulets) aux étudiants inscrits dans un programme faisant appel à l’ordinateur portable

QUESTION

L’appel à tous s’adressait aux REPTIC dont les collèges offrent des programmes qui font appel à l’ordinateur portable et qui permettent le prêt temporaire d’ordinateurs portables (quelques heures ou quelques jours) aux étudiants : dans le cadre des projets portables de notre collège, plusieurs ordinateurs portables sont achetés pour répondre à des besoins des étudiants (vol, réparation, oubli, retour aux études, etc.) et nous nous demandions de quelle façon gérer ces appareils.

  1. Qui autorise le prêt temporaire d’un ordinateur portable (un mulet) à un étudiant?
  2. Qui prête le mulet?
  3. Qui s’occupe d’effectuer le suivi du mulet (retour, bris, vérification de tous les éléments)?
  4. Quels sont les moyens envisagés en cas de non-retour d’un mulet?
  5. Est-ce que les personnes impliquées dans le prêt du mulet trouvent cette gestion lourde?

Les réponses obtenues nous seront très utiles pour identifier notre mode gestion des ordinateurs portables prêtés aux étudiants.

DÉTAILS DES RÉPONSES

Réponse 1

  1. Qui autorise? Adjoint au service des technologies
  2. Qui prête? Appariteur au comptoir de prêt aux ressources multimédias du service des technologies
  3. Qui effectue le suivi? Appariteur
  4. Moyens si non-retour? Une facture est remise à l’étudiant. Si celui-ci ne rembourse pas, le coordonnateur communique avec les parents. Si la situation ne change pas, il est signalé aux corps policiers (dans notre cas, la Sûreté du Québec). À cette étape, le portable est de retour…
  5. Gestion lourde? Non, nous avons le système de gestion des prêts des ressources multimédias, les portables sont dans l’inventaire des équipements en prêts au comptoir de prêt des ressources multimédias. Les portables sont pour les projets portables sur prêts de sessions et les étudiants doivent les rapporté à la fin de l’année pour vérification nettoyage et mise à jour. Ils leur sont prêtés de nouveau en début de session d’automne. À la fin du DEC, l’ordinateur est de retour et est prêté à un autre étudiant.

Réponse 2

  1. Qui autorise? Appariteur
  2. Qui prête? Appariteur
  3. Qui effectue le suivi? Technicien informatique
  4. Moyens si non-retour? Pour l’instant, nous ne prêtons les portables qu’à l’intérieur de la bibliothèque ou à des enseignants pour des projets particuliers.
  5. En cas de vol ou bris, l’enseignant est couvert par le Collège. Si le prêt est fait à un étudiant, et qu’un vol est rapporté, il doit assurer les dommages (en les réclamant à ses assurances personnelles).
  6. Gestion lourde? Bien que le prêt soit informatisé, oui, parce qu’ils se font surtout en période de pointe durant la journée (heure de dîner, à la fin des périodes de cours).

Réponse 3

  1. Qui autorise? Centre de documentation
  2. Qui prête? Centre de documentation
  3. Qui effectue le suivi? Centre de documentation
  4. Moyens si non-retour? Même procédure que pour les prêts de livre, caméra vidéo, appareil photo, etc.
  5. Gestion lourde? Pas plus que pour les autres types de prêt.

Réponse 4

  1. Qui autorise? Coordonnateur du programme
  2. Qui prête? Coordonnateur du programme
  3. Qui effectue le suivi? Coordonnateur et techniciens (partagé)
  4. Moyens si non-retour? Préalable de dépôt substantiel et signature d’un contrat de prêt, en cas de perte, vol ou bris, l’étudiant assume le coût total de remplacement.
  5. Gestion lourde? Si les dispositions et processus sont très précis, ça n’est pas très lourd en terme de volume de travail, mais c’est plutôt désagréable comme tâche.

Réponse 5

  1. Qui autorise? Coordonnateur du programme
  2. Qui prête? Audiovisuel
  3. Qui effectue le suivi? Audiovisuel
  4. Moyens si non-retour? Un formulaire, signé par l’étudiant lors du prêt, spécifie que l’emprunteur est responsable des bris et des pertes
  5. Gestion lourde? Non

Réponse 6

  1. Qui autorise? Prêt audio/visuel à la bibliothèque
  2. Qui prête? Technicienne de la bibliothèque
  3. Qui effectue le suivi? Technicienne de la bibliothèque
  4. Moyens si non-retour? Facture à l’étudiant sous le même principe que tous les prêts. Les prêts sont de courte durée comme tout le matériel photo, iPad, caméra vidéo, etc.
  5. Gestion lourde? C’est intégré à tous les prêts.

Réponse 7

  1. Qui autorise? Service informatique
  2. Qui prête? Service informatique
  3. Qui effectue le suivi? Service informatique
  4. Moyens si non-retour? Retenue du relevé de notes et facture sont des options, mais nous n’avons jamais eu de problème.
  5. Gestion lourde? Le service informatique ne trouve pas que c’est un problème. Il faut dire que ce prêt ne vise qu’un groupe d’étudiants du programme Science de la nature avec portable (36 étudiants).

Réponse 8

  1. Qui autorise? Technicien informatique
  2. Qui prête? Technicien informatique
  3. Qui effectue le suivi? Technicien informatique et enseignant (RP) si problème
  4. Moyens si non-retour?
  5. Gestion lourde? Oui

Réponse 9

  1. Qui autorise? Technicien informatique
  2. Qui prête? Technicien informatique
  3. Qui effectue le suivi? Technicien informatique
  4. Moyens si non-retour? Ce n’est jamais arrivé, bonne question
  5. Gestion lourde? Je ne crois pas, car nous n’avons pas beaucoup d’appareils

Réponse 10

  1. Qui autorise? Technicien informatique
  2. Qui prête? Technicien informatique
  3. Qui effectue le suivi? Technicien informatique
  4. Moyens si non-retour? L’étudiant signe un contrat de prêt s’engageant à nous le retourner en bon état. La politique du Cégep est une facture à l’étudiant. Heureusement, le cas ne s’est pas présenté.
  5. Gestion lourde? Non, dans la mesure où le prêt du mulet fait suite à un diagnostic de défectuosité de l’ordinateur portable appartenant à l’étudiant. Ce service fait partie de l’entente que prend le Cégep avec l’étudiant s’il participe à l’achat regroupé.

Réponse 11

  1. Qui autorise? Technicien informatique selon les autorisations attribuées par Clara
  2. Qui prête? Technicien au service du comptoir de prêts des équipements audiovisuels (Bibliothèque)
  3. Qui effectue le suivi? Application de gestion de Clara
  4. Moyens si non-retour? Un retard, un bris ou une perte sont gérés avec l’application de prêt de Clara et l’étudiant voit l’accès à son horaire de la prochaine session bloqué ou l’émission de son DEC retenu.
  5. Gestion lourde? Le prêt de « mulets » est une gestion de même nature que les prêts des équipements audiovisuels. Ne pose pas de problème. De plus, comme le comptoir est situé à l’intérieur de la bibliothèque, ce prêt est perçu par les étudiants comme identique à celui d’un livre, avec les mêmes conséquences lors d’un retard, d’une perte ou d’un bris. À l’expérience, la formule fonctionne très bien.

Réponse 12

  1. Qui autorise? Technicien informatique. Le prêt est autorisé uniquement aux étudiants ayant bénéficié de l’offre d’achat
  2. Qui prête? Technicien informatique
  3. Qui effectue le suivi? Technicien informatique, seulement aux étudiants ayant bénéficié de l’offre d’achat
  4. Moyens si non-retour? Actuellement, aucune action n’est envisagée. En trois ans, ce n’est jamais arrivé, car l’étudiant désire obtenir son ordinateur.
  5. Gestion lourde? Le service informatique préfère conserver le prêt pour s’assurer de la disponibilité des mulets pour les étudiants.

Pour plus de détails sur le programme et le support associé : http://www.cegep-lanaudiere.qc.ca/college-l-assomption/dec-portables

Réponse 13

  1. Qui autorise? Technicien, CP TIC ou directeur adjoint responsable du programme
  2. Qui prête? Responsable de l’audiovisuel
  3. Qui effectue le suivi? Responsable de l’audiovisuel
  4. Moyens si non-retour? La situation ne s’est pas produite, mais il est arrivé par le passé que le relevé de notes soit retenu pour du matériel non rendu à l’audiovisuel. J’imagine qu’on ferait la même chose.
  5. Gestion lourde? Non. Les bris sont peu fréquents.

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  1. Amani dit :

    J’ai vraiment apprécié ce sujet car je travaille sur un projet similaire et cela m’a permis de peaufiner mes idées

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