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Webinar – Basic use of Google Drive : themes to be discussed, pedagogical approach, documentation

This article is in french. If you want it to be translated in english, please contact Nicole Perreault.

Contexte

Une collègue de la Fédération des cégeps qui travaille avec les conseillers pédagogiques à la formation continue et ceux voués aux services aux entreprises veut encourager ces derniers à utiliser des applications Google Drive pour le travail collaboratif. Par exemple : prendre des notes lors de rencontres en visioconférence (Google Docs), entrer des données dans une feuille de calcul (Google Sheets).

Il a été convenu que j’animerais un atelier d’une heure 30 en visioconférence pour familiariser ces conseillers à une utilisation de base de Google Drive. Celui-ci aura lieu le 15 décembre prochain. J’ai une bonne idée des sujets que je compte aborder :

  • Avantages à recourir à des applications de Google Drive : Google Docs, Google Sheets, Google Forms
  • Survol de Google Drive et structure des dossiers
  • Google Docs et dans Google Sheets : éditer des fichiers déjà créés
  • Aller plus loin : créer son propre espace Google Drive, importer des fichiers et les convertir en fichiers Google, créer un formulaire Google.

À la fin de l’atelier, j’aimerais que les participants aient eu assez d’information pour être motivés à utiliser Google Drive et ses applications, mais en même temps, je ne veux pas les noyer avec trop d’information.

Questions

  1. Selon vous, quels sont les points incontournables à aborder lors de l’atelier? Quels sont les points à ne pas aborder
  2. Quelle approche pédagogique utiliseriez-vous pour le webinaire?
  3. Avez-vous déjà produit ou connaissez-vous de la documentation ou des capsules vidéo qui me seraient utiles pour concevoir ou accompagner ma présentation?

Actions suite à cet appel à tous

Dans la page servant à recueillir les réponses, notre collègue Maxime Ross (Rimouski) écrivait ceci : cette capsule pourrait être très utile pour plusieurs REPTIC dans leur entourage respectif… L’explication des notions de base de Drive (comme le partage) nous est demandée chaque jour. Donc si une capsule existait à ce sujet, je serais le premier à l’utiliser pour la diffuser dans mon établissement!

Suite à un échange avec Maxime, il a été convenu de produire la capsule vidéo à partir du contenu de l’atelier (il sera enregistré) et de vos nombreuses suggestions. Vous pourrez utiliser cette capsule dans votre collège.

Je déposerai le plan de l’atelier du 15 décembre et je rendrai accessible la documentation utilisée dans la section suivante du site REPTIC : http://www.reptic.qc.ca/sujets-interet/infonuagique/infonuagique-ressources/#ressources_enseignants.

Détail des réponses

ÉTABLISSEMENT/REPTIC

RÉPONSES

Abitibi-Témiscamingue
Marie-Josée Tondreau

Lorsque je donne cette formation, les points INCONTOURNABLES à dire :

  • UNE seule personne construit le document et le partage aux autres;
  • Ajouter un document ET le convertir pour travailler;
  • Création de documents (voir rapidement les types de possibilités);
  • Attention particulière sur les modes de partage (avec et sans compte Google);
  • Consultation de l’historique du document;
  • Les commentaires;
  • Téléchargement des documents et impression;

Voici un document que j’ai produit pour une formation que je donne sur Google Drive : il est vieux… mais fait encore le travail.

Nicole P. : le document est toujours à jour : merci!

André-Grasset
Guylaine Duranceau

Les notions de partage sont bien uniques à Drive, elles valent la peine d’être mises en évidence.

Édouard-Montpetit
Laurence Lachapelle-Bégin

Par expérience, pour un atelier d’initiation de 90 minutes, je mettrais l’accent sur le fonctionnement général de Google Drive, ainsi que sur la création d’un document (Word ou Excel) et le partage de ce dernier, en fonction de différents paramètres (lecture, écriture…). De plus, les gens auront des questions sur la sécurité des documents et sur l’infonuagique en général, et je leur suggérerais de se créer un compte Google avant la séance s’ils n’en ont pas; juste ça, ça prend 10 minutes. Ce sera une heure et demie bien occupée juste avec ça! Selon moi, les formulaires Google peuvent faire l’objet d’une formation à part, si on tient compte de la conception du formulaire, du traitement de fichier de réponses, etc.

Malheureusement, je n’ai pas de documents ou de vidéos pertinents; mes ateliers étaient « mains sur les touches » et je n’avais pas de diaporama.

Maxime Ross (Rimouski) : Je suis d’accord à 100 % avec les idées de Laurence! Insister sur les possibilités de partage et le fonctionnement, c’est ce qui fait de Drive un outil puissant après tout! 🙂

Granby
Huguette Dupont

Pour la section « Aller plus loin », elle devrait uniquement servir à nommer des possibilités sans les présenter officiellement, car ça risque de les étourdir, en particulier les formulaires. Au pire, ils pourraient remplir un très très court formulaire pour montrer le résultat et la simplicité d’accès, mais je ne m’aventurerais pas à leur montrer comment le créer.

L’essentiel : fondements de l’environnement Google Drive, les fichiers, les permissions, l’édition de documents en collaboration. Je m’assurerais que les participants puissent vivre une expérience intéressante en édition collaborative durant la rencontre en rendant accessibles en écriture à quiconque détient le lien (pour s’assurer que tout fonctionne!) un Google Docs et un Google Sheets TRÈS SIMPLES qu’ils pourront coéditer.

P.-S.  L’APOP offre des ateliers sur Google Drive. Notre ancien collègue Jean-Guy Fallu est l’une des personnes-ressources. Il accepterait peut-être de collaborer?

Nicole P. : Jean-Guy a répondu au courriel que je lui ai envoyé suite à ta suggestion (voir plus bas). Merci!

Jean-de-Brébeuf
Jean Allard

Tu as bien ciblé les besoins de base.

Le plus important est de faire des présentations sur des documents avec lesquels ils sont habitués de travailler. Tu pourrais lancer un petit sondage avant la formation et présenter le résultat lors de la séance. Apprendre à faire un formulaire est peut-être de trop pour une première formation; à moins que ce besoin soit réellement ciblé comme fondamental à leur travail.

Jean-Guy Fallu
Retraité et formateur à l’APOP

Je comprends d’abord qu’il ne s’agit pas d’une utilisation pédagogique de Google Drive (contrairement à l’atelier que je donne à l’APOP).

Clientèle visée : services aux entreprises

Donc à mon avis : travail collaboratif et mobilité.

Points à aborder :

  • Pourquoi utiliser Google Drive ou OneDrive de Microsoft?
  • La différence entre les deux environnements (avantages de l’un ou l’autre)
  • Espace de stockage (tout type de fichier), application (incluant le dossier Google Drive) à installer (ordinateur et appareils mobiles) et synchronisation avec le nuage.
  • Interface Drive (Disque)
  • Modalités de partage
  • La suite bureautique en bref
  • Fonctionnalités de collaboration dans Documents (Commentaires, Mode Suggestion, Historique des révisions, Chat)
  • Présentation très sommaire de Feuille de calcul et de Formulaires

Points à considérer :

  • Dans un atelier de 1 h 30 (déjà chargé), il est difficile de faire du « main sur les touches ». Pour montrer l’historique des révisions (qui a fait quoi?) il faudra peut-être créer un document exemple réalisé en collaboration avec des personnes ayant un compte Google (contribution identifiée).
  • L’aide du menu Paramètres est très bien faite.
  • L’avantage Google : d’énormes ressources ayant permis de produire des outils d’une grande simplicité.

Lionel-Groulx
Ghislaine Laurin

Points à aborder

  • L’aspect collaboration en mode synchrone (on peut voir « live » les modifications apportées par les collaborateurs qui sont en ligne).
  • Le document est toujours « à jour », pas de versions à gérer…
  • La possibilité de chercher dans l’historique des versions du document (pour retrouver des éléments qui auraient été supprimés ou simplement voir qui a fait quoi dans le document) si on est connecté (donc pas anonyme)

Points à ne pas aborder

Je n’en vois pas pour l’instant…

Produits ou documents ou capsules vidéo…

Il y a eu un atelier en ligne du REFAD le 26 février 2014 sur l’utilisation de l’infonuagique (principalement les Google Docs) au Consortium d’apprentissage virtuel de langue française de l’Ontario, voici la référence.

Nicole P. : la documentation de l’atelier du REFAD est extrêmement utile et inspirante : merci!

Matane
René Bélanger

La simplicité du partage. Une personne a besoin d’avoir un compte sur Google et le partage avec le lien se fait vers d’autres personnes qu’ils ne l’ont pas. C’est mon premier niveau de transfert aux enseignants. Par la suite, ils veulent être capables de le faire.

Outaouais
Jean-François Nadeau

J’ai documenté certains aspects des Google Apps dans ce site.

Comme tu le mentionnes, les avantages de ces outils se situent au niveau du travail collaboratif. Donc, sans nécessairement entrer dans les détails, tu pourrais peut-être faire ressortir les aspects suivants :

  • Mode révision
  • Insertion de commentaires et le clavardage associé
  • Travail collaboratif en visioconférence avec Hangouts
  • Stratégies de partage documents versus dossiers (voir cette rubrique)
  • On peut utiliser un Google Site pour organiser les documents et les ressources de l’équipe lorsque certains peinent à retrouver les documents… Il n’y a donc qu’un seul lien à sauvegarder…
  • Les dossiers sont en réalité des libellés et on peut encore appliquer plusieurs libellés à un document (super utile)
  • L’ajout de modules complémentaires permet d’obtenir des fonctionnalités additionnelles super intéressantes!!

Selon le type d’atelier que tu fais — démonstration ou prise en main — les éléments que j’ai mentionnés peuvent être rangés dans une section « Pour en savoir plus »…

N’hésite pas à communiquer avec moi si tu crois que je peux t’aider à quelque chose…

Nicole P. : Super bien documenté! Wow!

Maxime Ross : J’adore ce site

Réseau REPTIC
Nicole Perreault

En lisant le récit d’Andréanne Turgeon intitulé « Centre d’apprentissage en application pédagogique des TIC (CAPTIC): un modèle d’accompagnement innovant », j’ai redécouvert le dossier Profweb Google Apps (et éducation) écrit par Guillaume Vachon, chargé de projet chez Profweb.

Le dossier propose une suite de sept tutoriels vidéo sur Google Drive produits par Steve Morissette, conseiller pédagogique RÉCIT à la Commission scolaire de Sorel-Tracy.

Rimouski
Maxime Ross

J’ajouterais aux bonnes suggestions de tous, que tu devrais absolument leur démontrer comment déposer un fichier provenant de Word ou Excel (.doc ou .xls) dans leur Drive pour ensuite l’ouvrir avec Google Docs ou Google Slides et ainsi, pouvoir supprimer leur version originale d’Office pour travailler exclusivement avec les outils Drive dès maintenant. J’enchaînerais avec les possibilités de collaboration qu’on peut faire avec ce même exemple de document provenant de Word qui vient d’être converti en format Google Docs. Ceci est un exemple qui parle et qui permet souvent aux usagers de mon collège de partir avec ces outils…

Rivière-du-Loup
Louise Carmel

  • Bien différencier les niveaux de partage (avec ou sans connexion), ainsi que les paramètres avancés liés au partage.
  • Différencier les fichiers pouvant être enregistrés dans les formats Word ou Docs, Excel ou Sheets, PowerPoint ou Slides.
  • Indiquer l’endroit dans les paramètres où l’on peut déterminer que tous les fichiers importés dans Drive le soient automatiquement au format Drive (cela sera utilisé selon l’utilisation que l’on fait de Drive).
  • S’il y a des utilisateurs de tablette, informer que l’utilisation de l’application Drive implique l’utilisation des autres applications connexes : Docs, Sheets, Slides… il s’agit d’applications à la fois dépendantes et indépendantes. On achète gratuitement chacune des applications dans l’App Store par exemple. Mais on peut vraiment passer de Drive à une autre application selon de document à ouvrir.

Saint-Jérôme
Frank Fournier

Voici une page Web qui propose un ensemble de tutoriels sur les applications Google.

Nicole P.: oh wow ici aussi!

Et pourquoi pas expliquer (et m’expliquer) l’authentification au fureteur Chrome (nom apparaissant au coin supérieur droit).

Nicole P. @ Frank, Skype-moi, je crois être en mesure de répondre à ta question; autrement tu pourras envoyer un appel à tous.

 

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