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Create teams in Teams

This resource is in French. For a translation in English, please contact us.

Contexte

J’ai, jusqu’à maintenant, créé les Teams dans Office 365 pour ceux qui le désiraient dans notre collège.

Questions

  1. Qui crée les Teams dans votre collège ?
  2. Accordez-vous ces droits à tous ?
  3. Est-ce que vous utilisez une nomenclature définie ?
  4. Comment faire le ménage ensuite ?
  5. Ajoutez des commentaires sur qui utilise les Teams, si pertinents.

Actions à la suite de cet appel à tous

Personne ne semble avoir de problèmes avec le chaos et les tonnes de Teams créés alors on va ouvrir à tous. Vous tous permettez la création des Teams et pas grand monde n’a l’air de se casser la tête avec le ménage à faire. Je vais aller discuter avec le Carrefour…

Détail des réponses

ÉTABLISSEMENT/REPTIC

RÉPONSES

Alma
Annie Bouchard

1. Teams est ouvert à tous les employés du collège. Donc chaque personne peut créer son ou ses Teams.

2. Tous les employés. Pour les étudiants je ne sais pas.

3. Non.

4. Pour le moment, aucun ménage n’est fait. On devra voir à ça bientôt.

Beauce-Appalaches
Annie Vaillancourt

1. Celui qui veut utiliser cette application (département/équipe, équipe de travail, évaluation de programmes, divers comités, certains programmes avec les étudiants, etc.).

2. À ceux qui participent au comité, à l’équipe.

3. Non.

4. Je ne peux répondre à cette question pour l’instant.

Collège international des Marcellines
Alexander Deichman

1. Tous sans exception.

2. Voir plus haut.

3. Non. Toutefois, nous surveillons (manuellement) pour les noms inappropriés, les doublons conçus pour tromper les utilisateurs, etc.

4. Dans la page administration de Teams, on peut déjà voir les équipes qui sont vides/orphelins, etc. Il reste juste à les effacer… On peut aussi voir du côté des politiques de rétention pour effacer les équipes automatiquement.

Édouard-Montpetit
Julie Dessureault

1. Les professeurs peuvent en créer librement. Le personnel administratif doit faire une demande par notre système de billets.

2. Non, seulement aux professeurs.

3. Un préfixe EDU s’ajoute automatiquement lorsqu’un professeur crée un Teams. Si la demande passe par notre système de billets, le technicien en informatique crée un Teams sans ce préfixe.

4. Bonne question… Nous pensons à envoyer un courriel automatique à tous ceux qui ont créé des Teams avec EDU. Je crois qu’il existe une option dans la console d’administration qui permet d’aviser automatiquement les propriétaires.

Garneau
Alain Marcotte

1. Tout le monde (employés et étudiants).

2. Oui (accordés automatiquement).

3. Non.

4. Très bonne question et c’est une préoccupation. Dans mon monde de Calinours… je présume qu’il existe une commande PowerShell qui permet de savoir quels groupes n’ont plus de membres, car les comptes ont été effacés, mais on n’est pas rendu là.

Granby
Huguette Dupont

1. En général, les personnes les plus souvent appelées à créer des Teams sont les CP, les cadres, les CD/RP… Dans plusieurs cas, c’est un CPTIC ou une technicienne du Carrefour TIC qui le fait pour/avec l’employé pour l’aider à partir. Du côté de la pédagogie, ça débute à peine (à l’heure actuelle, il y a environ 80 Teams de créés au total, et environ 300 groupes, son ancêtre).

2. Oui, tous les utilisateurs peuvent créer une équipe Teams (profs, autre personnel, étudiants). Notre philosophie, c’est que si l’on bloque et qu’on force à passer par une demande xyz, les utilisateurs vont aller ailleurs et utiliser d’autres solutions. On préfère le chaos au néant.

3. Pas encore de nomenclature, mais c’est dans nos plans. On débute un projet de « Champions Office 365 » et l’on a une technicienne qui a commencé à documenter toutes sortes de questionnements auxquels nous tenterons de trouver des réponses pour développer les meilleures pratiques et les inculquer à tout notre milieu.

4. Le ménage !? C’est un défi ! On n’en est pas encore là, mais on abordera la question bientôt. On envisage certains mécanismes pour détecter les Teams inactifs depuis un certain temps, catégoriser les contenus (institutionnel vs les cours), archiver ou détruire, etc. À suivre !

5. Les outils et moyens de collaboration font partie de notre plan stratégique et l’on en fait une priorité institutionnelle (jusqu’à un certain point évidemment). L’année 19-20 nous permettra de nous approprier davantage cet univers (création d’une équipe de Champions qui va se former et partager des pratiques) et de mieux accompagner les utilisateurs. On a commencé à en créer pour les départements, les groupes formels dans certains services, etc. En l’utilisant dans les équipes de gestion et projets, on devient des modèles et des inspirations et ça nous sert de lieux d’expérimentation, ça descendra plus facilement dans les groupes-classes…

Jonquière
Mario Lambert

1. Les services informatiques génèrent les Teams (groupes/classes) automatiquement pour chaque enseignant à l’aide de « School data sync » de Microsoft Office 365, selon la méthode de Microsoft pour gérer des écoles, classes et sessions d’enseignement, avec les données du système de gestion de notre collège (Coba dans notre cas). Les autres Teams sont créés par les utilisateurs.

2. Oui, tous les utilisateurs peuvent créer des Teams. Par contre, les étudiants n’ont pas accès aux 4 types. Les groupes classes ont un ou plusieurs propriétaires (soit les enseignants attitrés dans Coba), Microsoft SDS appelle cela le SIS, Microsoft SDS est compatible avec pas mal tous les logiciels de gestion d’écoles. La création d’équipes par les utilisateurs est actuellement ouverte à tous (c’est paramétrable) et la suppression automatique d’équipe inactive n’est pas activée (projet en cours).

3. Une nomenclature est utilisée par les services informatiques. Ils utilisent le numéro de cours. Voici un exemple de nom de Teams géré par SDS, 420DLA04-22030-A-2019

a. 420DLA04 = Nom du cours modifiable par les propriétaires (enseignants)

b. 22030 = # unique du cours dans le SIS

c. A-2019 = # de session – année, permet de distinguer les sessions et de configurer facilement les fins de session, archivage, destruction.

4. Les Teams de classe générés par les services informatiques sont archivés automatiquement à la fin de chaque session (?? de jours). Par la suite, ils seront supprimés 1 an après l’archivage (?). Les Teams créés par les utilisateurs ne sont pas soumis par ces règles, donc aucun ménage de prévu.

« Les Teams de classe générés par SDS » sont archivés selon les paramètres établis de l’organisation, certains paramètres sont configurables dans SDS (date de début des cours, date d’expiration), certaines opérations sont nécessaires par la suite (renommer les Teams expirés à Exp_).        

Les Teams créés par les utilisateurs sont régis par des politiques de Teams configurables et/ou des paramètres de gestion des groupes O365. Voir lien suivant : Office 365 Group Expiration Policy.

5. Pour le moment, plusieurs équipes de travail et plusieurs comités utilisent Teams. De plus, certains départements l’utilisent entre collègues et de plus en plus avec les étudiants. 

Lanaudière – Joliette
Martin Richard

1. N’importe quel employé ou étudiant peut créer une équipe.

2. Oui.

3. Non.

4. Pas de ménage de prévu. C’est aux utilisateurs de gérer leurs équipes.

5. L’outil commence à être utilisé dans les départements, pour les comités de programme et pour certains comités (aide à la réussite, révision de la PIEA, etc.). Quelques enseignants commencent à l’utiliser en classe avec les étudiants.

Lanaudière – L’Assomption
Jean-Luc Trussart

1. Les utilisateurs.

2. Oui.

3. Non.

4. Aucune politique actuelle.

5. Actuellement, Office 365 n’est pas supporté par le service informatique.

LaSalle
Hans Olivier Puskas

1. Tous peuvent créer des Teams librement. Les étudiants n’ont pas encore accès à Teams, mais nous tentons de régler le problème.

2. Oui.

3. Non.

4. Il n’y a pas de procédure. Libre à chacun de gérer ses Teams.

5. Nous avons Teams depuis environ un an, nous l’utilisons pour tous les documents de travail. Une fois les documents complétés, nous les déposons dans notre intranet. Il ne devrait donc pas avoir de documents officiels sur les différents Teams, donc moins de besoins de contrôle.

Lévis-Lauzon
Martin Hardy

1. C’est le service informatique qui le fera.

2. Apparemment ça ne sera pas le cas (malheureusement).

Maisonneuve
Asma Boumhi

Tout le monde peut créer un Teams : étudiants, enseignants, employés, donc automatiquement, ils ont tous les droits.

Si l’enseignant a besoin d’aide pour la création de ses groupes, je l’assiste en présentiel. Ensuite, de ce que je peux observer, je décide si j’ai besoin de lui envoyer un dispositif audiovisuel pour qu’il mémorise les étapes selon son rythme ou, si tout va bien, ça finit là.

Les demandes de Teams vont plus vers la création des équipes de travail par but de collaboration, le partage des ressources, communication dans le cadre des stages, etc.

Marie-Victorin
Daniel Plante

1. Tout le monde, du personnel, est autorisé à créer des Teams.

2. Oui.

3. Non.

4. Le service informatique.

5. On encourage la création des Teams pour favoriser le travail de collaboration.

Matane
René Bélanger

1. Nous avons fermé l’accès. Seulement les CP pour l’instant. Nous voulons faire de la formation et éviter la création anarchique. Plusieurs ont été créés avant la restriction.

2. Seulement CP pour l’instant.

3. Oui, pour nos équipes de nos comités de programme. Image, contenu, gestionnaire. En lien avec les recommandations de la CEEC pour la mise à jour des programmes et les notes de rencontre.

4. Bonne question, si on n’est pas administrateur Office 365. C’est un produit qui n’est pas mature encore.

5. Il manque un gestionnaire efficace de fichier. Sinon on doit passer par SharePoint. Il faudrait être capable de faire des catégories dans TEAMS. Trop de communautés, difficile à gérer.

Rosemont
Chloé Dufour

1. On ne peut pas encore utiliser Teams ni Sharepoint. La DRI bloque l’usage de ces outils, parce qu’ils n’ont pas encore défini les paramètres de droits et d’archivage.

Sherbrooke
David Laplante

1. Présentement, tout le personnel et tous les étudiants.

2. Présentement, oui, tous les membres du personnel peuvent en créer.

3. Non.

4. Il y a tellement de bogues locaux que les Teams sont très rares, donc nous n’en sommes pas là. Ça risque d’être un mélange rapide entre le CP TIC, le tech de mon service, et un tech de notre STI.

5. Notre bogue principal, et majeur, est que nos étudiant.e.s n’ont aucun accès aux Teams, ce qui est plutôt… contraire à l’utilisation de l’outil pour un cégep ! J’attends toujours que ce soit réglé pour qu’on en profite à fond.

Sorel-Tracy
Catherine Boulanger

1. Tous peuvent créer un Teams.

2. Le propriétaire de l’équipe.

3. Pas encore, mais on se questionne. Les réponses de nos collègues me sont donc très utiles.

4. Il semble que le créateur reçoit une notification après 12 mois sans utilisation. Il peut alors effacer celui-ci… On se préoccupe de cet aspect présentement.                                         

Valleyfield
Myriam Arsenault

1. Présentement tout le personnel (avant les étudiants pouvaient le faire, mais nous avons mis une restriction).

2. Tout le personnel.

3. Nous avons discuté d’utiliser : Département ____ ou code de cours-session.

4. Rien de planifié et de réfléchi encore.

5. Présentement, plusieurs services utilisent Teams, des programmes, des départements. Certains enseignants avec leurs groupes ! Partage de documents, conversations et planification des tâches.

Vieux Montréal
Daniel Bourry

1. Tous : prof, étudiants et admin.

2. Oui.

3. Oui. Les Teams créés par les usagers débutent par O365_. Ceux créés par le service informatique et qui sont plus « officiels » débutent par CVM_

4. Pour ceux débutant par O365_, les usagers propriétaires du site reçoivent des courriels d’avertissement à chaque 12 mois leur demandant de confirmer si l’espace doit être conservé. Si l’usager ne répond pas, le site est détruit automatiquement (paramètre dans le panneau de gestion d’Office 365). Pour ceux débutant par CVM_, les sites sont conservés indéfiniment pour le moment.

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