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Availabilities management tools

This article is in French. For a translation in English, please contact Nicole Perreault.

Contexte

Notre Service d’orientation ainsi que notre Centre d’aide en français réalisent qu’ils ne gèrent pas assez efficacement les disponibilités des conseillers en orientation scolaire, dans un cas, et des pairs aidants/pairs aidés dans l’autre.

Questions

Outils de gestion des disponibilités et méthode de travail pour un :

Service d’orientation

  1. Quel outil de gestion le service utilise-t-il pour gérer efficacement les horaires des divers conseillers au sein du service?
  2. De quelle manière le service procède-t-il pour la gestion des horaires ainsi que le jumelage des suivis en cours et des nouveaux suivis à travers les autres obligations des conseillers?

Centre d’aide à la réussite/Centre d’aide en français

  1. Quel outil de gestion le service utilise-t-il pour gérer efficacement les disponibilités des aidants et des aidés?
  2. De quelle manière le service procède-t-il pour la gestion des disponibilités et le jumelage des aidants avec les aidés chaque session?

Détail des réponses

  Service d’orientation Centre d’aide à la réussite/Centre d’aide en français

Abitibi-Témiscamingue
Marie-Josée Tondreau

  1. GroupWise
  2. Partage des agendas GroupWise à l’agent de bureau du service. Elle prend les rendez-vous pour les conseillères selon leurs disponibilités.
  1. MOODLE pour le campus de Rouyn-Noranda et papier pour les campus d’Amos et Val-d’Or
  2. L’activité rendez-vous

Gaspésie et des Îles
Karine Déraspe

  1. GroupWise
  2. Comme c’est petit ici, nous utilisons simplement GroupWise et c’est nous qui prenons nos RV.
  1. Un horaire est affiché sur la porte des enseignants qui s’occupent du CAF (et les élèves viennent y inscrire leurs noms ou prennent RV par MIO)

Jean-de-Brébeuf
Jean Allard

 
  1. Application maison disponible sur le web
  2. Application maison disponible sur le web

Lanaudière – L’Assomption
Jean-Luc Trussart

  1. Pour l’ensemble de nos centres d’aide, nous utilisons le module tutorat de Skytech pour gérer les disponibilités des tuteurs et des tutorés.
 

Matane
Claude Lalancette

  1. L’agenda de la personne
 

Matane
Denise Richard

  1. Inscription à partir de Léa dans Omnivox
  2. Le jumelage se fait par l’agente de bureau
 

Rimouski
Justin Audet
Annick Demalsy

  1. Google Agenda
  2. Nouveaux dossiers: prise de RDV au registrariat
  3. Suivis: prise directe de RDV avec le client
  1. Formulaire de dispo rempli à la main
  2. À partir des disponibilités des aidants, nous attribuons une place aux aidés selon un ordre de priorité mixte (les plus avancés dans leur cours de français + premiers inscrits + un contingent d’aidés de 1re année pour les nouveaux aidants de 1re année) et la compatibilité des compétences de l’aidant et des besoins de l’aidé (expérience de l’aidant/besoins de l’aidé, âge semblable). Jumeler une cinquantaine d’aidés selon cette méthode, assez personnalisée, prend environ deux heures.

Sainte-Foy
Martin Roy

  1. Partage de calendrier avec Zimbra
  1. Manuellement
  2. Manuellement mais les statistiques sont traitées avec Excel

Saint-Laurent
Louise Poliseno

 
  1. Feuille de jumelage papier
  2. Idem

Sherbrooke
David Laplante

  1. Outlook Exchange (calendriers multiples)
  2. Chaque C.O. doit inscrire ses périodes de dispos dans son horaire, ce qui fait que chaque C.O. semble occupé à ces moments pour les autres, mais il s’agit plutôt de temps de dispos pour de nouveaux suivis. C’est toutefois très lourd de gestion pour la secrétaire qui doit placer une dizaine de calendriers les uns à côté des autres pour voir les périodes jaunes (dispos pour nouveaux suivis) de tous les C.O.
  1. Manuellement
  2. Ils compilent encore les dispos manuellement, mais ils n’en peuvent plus et trouvent qu’en 2016, on doit sûrement pouvoir faire mieux…

Vanier

Haritos Kavallos

  1. Microsoft Outlook (calendrier).
  2. Les étudiants doivent prendre un rendez-vous avec la réceptionniste, soit en personne ou par téléphone. Chaque rendez-vous est limité à 30 minutes. La réceptionniste gère l’horaire de chaque conseiller de façon efficace pour donner à chaque étudiant un service consistant. En plus, les étudiants ont le choix de décider quel conseiller ils veulent rencontrer.
  1. Pour notre centre d’aide en mathématiques/science et anglais, on utilise une application web personnalisée (créée par notre département de communication).
  2. Chaque tuteur a accès à un portail où il doit rentrer ses disponibilités. Quand un étudiant a besoin d’aide, il s’inscrit avec ses propres disponibilités. Le coordonnateur peut d’abord jumeler chaque étudiant avec un tuteur qui est le plus compatible.

Vieux-Montréal
Daniel Bourry

  1. Pas d’outil informatisé

Tout est fait manuellement: les étudiants viennent remplir un formulaire et inscrivent leurs disponibilités. L’étudiant est jumelé à un orienteur. L’orienteur propose par MIO ou par téléphone un rendez-vous. L’étudiant confirme ou non le rendez-vous.

  1.  Pas d’outil informatisé
  2. Tout est fait manuellement: les étudiants viennent remplir un formulaire et inscrivent leurs disponibilités. L’étudiant est jumelé à un tuteur (CAF). Le tuteur propose par MIO ou par téléphone un rendez-vous. L’étudiant confirme ou non le rendez-vous.

 

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