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Centre d’aide virtuel en prévision de la prochaine session

Contexte

Nous allons prochainement mettre sur pied des centres d’aide virtuels. Ces centres devront reproduire le plus fidèlement possible les centres d’aide en présentiel, donc tenir compte de ces aspects :

  • Tous les professeurs d’un même département pourraient être amenés à travailler dans ce centre ;
  • Des rencontres individuelles devraient pouvoir se tenir dans une salle de visioconférence ;
  • L’étudiant pourrait accéder au centre facilement, sans devoir préalablement s’inscrire.

Après quelques tests (Zoom Pro et Teams), la solution qui nous semble la plus appropriée est la suivante :

  • Création d’une équipe Teams par centre d’aide ;
  • Inscription de tous les professeurs du département comme administrateur de ce Teams ;
  • Création de canaux privés qui serviraient de salles individuelles ;
  • Accès aux centres d’aide par les étudiants à l’aide d’un code Teams ;
  • L’étudiant inscrit son besoin dans le clavardage général, et ensuite, un professeur l’ajoute à un canal privé pour activer la visioconférence.

Questions

  1. Avez-vous mis sur pied un tel service ? Si oui, comment fonctionne le centre d’aide (plateforme, personnes responsables, etc.) ?
  2. Auriez-vous des recommandations et des idées à partager avec nous ?

Actions à la suite de cet appel à tous

Finalement, nous allons probablement créer plusieurs canaux publics dans Teams (« salle 1 », « salle 2 », « salle 3 ») et une salle Teams sera toujours ouverte dans le canal général. Le responsable du centre pourra ainsi accueillir les participants dans la salle du canal général et ensuite les diriger vers une salle avec un tuteur.

Détail des réponses

ÉTABLISSEMENT/REPTIC

RÉPONSES

Abitibi-Témiscamingue
Marie-Josée Tondreau

Nous fonctionnons avec Moodle et la prise de rendez-vous. Les enseignants font un calendrier (créneaux) des disponibilités par semaine et l’étudiant prend le moment qui lui convient (un rendez-vous par semaine). Dans la prise de rendez-vous, il y a le lien Zoom pour la rencontre et une notification est envoyée par courriel. Nous donnons accès à la semaine suivante tous les jeudis après-midi. Les étudiants avec des suivis réguliers sont placés par les enseignants dans l’horaire de disponibilité à partir d’un étudiant bidon pour permettre à l’étudiant de prendre un deuxième rendez-vous. Nous pouvons alors sortir des statistiques de rendez-vous par semaine à partir des rapports de Moodle.

Collégial international Sainte-Anne
Jasmine St-Laurent

Les enseignants offrent des heures de bureau virtuelles par Zoom ou Whereby. Les modalités de chacun sont communiquées durant les heures de cours synchrones chaque semaine. Nous avons aussi élaboré des heures de tutorat entre élèves. Tout ça est géré par un site Web et les rencontres ont lieu sur Zoom.

Garneau
Alexandre Dal-Pan

Rien de cela chez nous pour le moment.

Mais c’est une excellente idée et la méthode me semble prometteuse ! Bravo !

Gaspésie et des Îles
Martin Claveau

Je trouve votre solution très intéressante. De notre côté nous sommes en migration vers O365 alors Teams n’est pas encore disponible. Nous sommes en réflexion actuellement pour voir comment on peut centraliser l’information pour les rendez-vous ou inscriptions et liens vers des salles Zoom. Je vais suivre cet appel à tous avec grand intérêt !

Lévis-Lauzon
Alexandra Bellegarde

Nous avons un département qui a décidé d’ouvrir un centre d’aide. La coordonnatrice de département est responsable. Ils utiliseront Teams. Les canaux seront créés par cours ou par année (la décision finale n’étant pas prise à ma connaissance).

Certains documents très pertinents seront ajoutés en onglet. Les étudiants pourront poser des questions dans les canaux et pourront se répondre entre eux. L’outil de clavardage pourra être utilisé pour les discussions privées (entre étudiant ou entre étudiant et prof) et pour l’aide individuelle.

Limoilou
François-Michel Lorange

Nous offrons déjà le tutorat entièrement à distance. Les étudiants s’inscrivent (français, maths, anglais, physique, soins infirmiers, programmation) et nous procédons au jumelage avec un tuteur pour 10 rencontres. Également, les enseignants proposent déjà à leurs étudiants 6 h de disponibilités par semaine. Nous utilisons principalement Teams ou Zoom. C’est moi (coordonnateur du Centre d’aide à la réussite) et les 2 agentes qui nous occupons des jumelages et des inscriptions. En plus des étudiants inscrits au cours Devenir tuteur (maths, français et anglais) qui offre du tutorat toute la session, j’engage des tuteurs externes ou internes (des étudiants) pour combler toutes les demandes d’aide. Nous utilisons Clara pour effectuer les pairages entre étudiants et tuteurs.

Saint-Jean-sur-Richelieu
Jules Massé

Nous sommes en réflexion. L’approche avec Teams serait naturelle chez nous. À suivre !

Vanier
Patti Kingsmill

Les canaux privés ne permettent aucun enregistrement.

On doit ajouter des membres dans les canaux individuellement.

C’est mieux d’utiliser le Chat App dans Teams (pas dans un Teams, mais dans l’app elle-même) qui permet des conversations privées et très facile à créer.

 

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