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Base de données : élaboration, modification et révision des programmes

CONTEXTE

Le service de développement pédagogique de mon collège est à la recherche d’une solution de type « base de données » pour gérer toutes les données liées à l’élaboration, à la modification et à la révision des programmes (tableau des préalables, grilles de cours, tableau des liens cours, compétences, etc.). Avant de « réinventer la roue », nous aimerions donc savoir si une telle base de données ou un autre type d’outils existe dans un ou des collèges du Québec.

QUESTIONS

  1. Avez-vous une base de données ou un autre type d’outils de ce genre dans votre collège? Si oui, quelle en est la forme (Access ou autre)?
  2. Qui assure la gestion (droits d’écriture, droits de lecture, etc.) de cette base?

ACTIONS À LA SUITE DE CET APPEL À TOUS

Ma question n’était peut-être pas suffisamment précise…

Lionel-Groulx  Compilation «Base de données : élaboration, modification et révision des programmes»

Nous avons déjà un système d’archivages des fichiers, sur l’un des serveurs du collège, au service du développement pédagogique. Quand un fichier final (document officiel) y est classé, il est habituellement verrouillé en lecture seule à l’aide d’un mot de passe. La figure ci-contre montre l’arborescence de ce dossier « programme ».

Lionel-Groulx  Compilation «Base de données : élaboration, modification et révision des programmes»

Nous avons aussi, sur l’intranet, un Système d’information sur les programmes de Lionel-Groulx (SIPEL) destiné à donner accès, à tous les membres de notre communauté collégiale, aux documents officiels des programmes. La figure ci-dessous présente la page d’accueil de ce système.

Le problème se situe sur le plan de l’élaboration, de la modification et de la révision de nos programmes d’études. Nous utilisons présentement un gabarit de base sur Excel, complexe, avec beaucoup d’onglets et plusieurs formules. Il faut avoir une bonne maîtrise d’Excel et être extrêmement minutieux et concentré lorsque l’on travaille avec ce gabarit. Il est facile de faire des erreurs de manipulation, mineures en soi, mais qui ont un impact tout de même important sur la production des documents officiels dans lesquels on copie sous forme d’images les divers tableaux créés. Ce sont ces fichiers Excel faits à partir du gabarit que l’on souhaite remplacer par une base de données.

Je désire remercier ceux et celles qui ont répondu. Certaines pistes sont intéressantes (particulièrement celles des cégeps de Sainte-Foy et de Rimouski) et seront approfondies par la Direction des études.

DÉTAILS DES RÉPONSES

ÉTABLISSEMENT/REPTIC RÉPONSES

Jonquière
Manon Lessard

Nous n’avons pas d’outil de ce type, mais cela pourrait, très certainement, être très intéressant…

La façon dont on s’assure de l’intégrité des informations, c’est qu’il n’y a qu’une seule personne qui peut modifier et recopier les documents sur le réseau. Ceux-ci sont alors disponibles en lecture seule, et ce, uniquement par les personnes dédiées (RCD, CP, autres).

Lanaudière – Joliette
Martin Richard

Nous avons une solution d’archivage toute simple qui repose sur des volumes partagés Novell (nous devons migrer à la solution Microsoft cet été). C’est simple, ça ne fait pas appel à une base de données, mais ça permet de donner accès au plus grand nombre tout en contrôlant l’accès. La gestion technique (droits) est assurée par le service informatique et c’est une technicienne rattachée au service des programmes qui alimente le tout.

Rimouski
Bruno Lavoie

On a un enseignant en informatique (Francis Banville) qui a développé un système : Cybernotic, qui permet de faire la saisie du devis ministériel et par la suite de pouvoir dans chacun des cours du programme voir les compétences qui s’y rattachent. IL l’a déployé en technique informatique et elle sera utilisée en Architecture. C’est en fonction depuis 2 ans.

Sainte-Foy
Luc Blain

Ici, on utilise GNP (Gestion Nouveau Programme) construit sur Access pour le suivi du cycle des programmes. À titre explicatif, nous avons créé un document d’information aux utilisateurs sur les nouveautés 2013.

Saint-Félicien
Bernard Gagnon

Cette question nous intéresse hautement. Présentement, nos questionnaires sont sur SurveyMonkey (version payante) qui permet de filtrer et de croiser les données ou de les importer dans un fichier Excel. C’est moi qui gère les données pour l’ensemble des questionnaires, sondages, formulaires ou fiches d’information pour le collège.

Nous envisageons d’utiliser le projet École-Entreprise en Techniques de l’informatique. Nos étudiants en informatique nous fabriqueraient la base de données sur MySQL (ou autre?), mais tout est à l’état de projet et de questionnement.

Trois-Rivières
Chantal Desrosiers

Réponse reçue de Mme Carole Gagné

La Direction adjointe aux programmes s’est dotée de gabarits pour les différents documents qui décrivent un programme; tableau descriptif, grille de cours, plans-cadres, etc. Ces gabarits sont utilisés lorsqu’un programme est modifié suite à un processus de révision (nous sommes dans une phase de révision des programmes existants, nous n’en élaborons pas de nouveaux par les temps qui courent!).

Trois-Rivières Compilation «Base de données : élaboration, modification et révision des programmes»

Nous disposons d’un espace de stockage de données sur le serveur du Collège et gérons les droits d’accès à cet espace. Toute notre documentation sur un programme y est stockée dans une arborescence préétablie, comme montrée à la figure suivante.

Cet espace est accessible en mode « lecture » aux personnes suivantes :

  • conseillers pédagogiques de la Direction adjointe aux programmes
  • coordonnateurs des départements d’enseignement du Collège
  • toute autre personne qui en justifie le besoin.

L’espace est accessible en mode « écriture » aux personnes suivantes :

  • la directrice adjointe aux programmes
  • le personnel de soutien (secrétaires) de la direction adjointe aux programmes.
  • Cette limitation d’accès en mode écriture est imposée pour garantir l’intégrité des données. Avant de déposer un document modifié ou nouveau, le personnel de soutien s’assure de sa conformité aux standards. Lorsque c’est fait, ce document est placé au bon endroit par l’une ou l’autre des personnes autorisées à le faire.

Nous sommes satisfaits du fonctionnement actuel. Les coordonnateurs sont habiles à trouver leurs informations dans cet espace, la convivialité de notre système est reconnue; ils sont autonomes dans leurs consultations de nos données. D’autre part, ils ont le loisir de « cueillir » tous les documents voulus et de les partager aux enseignants de leur département, tout en sachant qu’il est établi dans le Collège que les documents officiels sont ceux qui sont conservés par la Direction adjointe aux programmes.

Vieux-Montréal
Daniel Bourry

Non, ils n’utilisent pas de base de données. Les CP utilisent un système de partage de dossiers sur le réseau du collège.

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