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Outils de gestion de l’occupation des classes

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Contexte

Le Collège militaire royal de Saint-Jean est sur le point de réactiver sa charte universitaire. Le DEC continuera d’être décerné via le Cégep de Saint-Jean-sur-Richelieu. Cette nouvelle situation fait en sorte que le taux d’occupation des locaux va augmenter. Actuellement, le cégep de Saint-Jean-sur-Richelieu gère les horaires et les locaux pour nous. En ajoutant la portion universitaire, il appert que le collège doit commencer à gérer ses propres locaux (université, cégep, école hébergée, location corporative, etc.)! On m’a demandé d’investiguer les outils de gestion des horaires de classes en fonction de disponibilités des locaux. (Termes utilisés dans les conversations: scheduling/booking software).

Question

Quels outils votre institution utilise-t-elle pour gérer l’occupation de ses locaux? Si vous avez un historique de succès ou d’insuccès par rapport à certains outils, incluez-les, ça me permettra de dresser un tableau plus complet.

Actions à la suite de cet appel à tous

Sans grandes surprises, la majorité des cégeps utilise CLARA de Skytech. À titre d’information, les deux outils qui ont été mentionnés par les universités consultées sont :

Pour le Collège militaire royal de Saint-Jean, le projet en est encore à ses premiers balbutiements. Une réunion aura lieu prochainement au cours de laquelle les résultats de cet appel à tous seront présentés. À la suite de cette réunion, de prochaines étapes seront déterminées afin de cheminer vers un éventuel choix d’outil pour la gestion de ses locaux.

Détail des réponses

ÉTABLISSEMENT/REPTIC

RÉPONSES

Beauce-Appalaches
Johane Paradis

Clara de Skytech

Gestion administrative, pédagogique, financière et réservation de locaux

La procédure de réservation est remise en question. Ainsi, nous devons appeler la secrétaire des services pédagogiques pour adresser notre demande de réservation. Elle procède à la réservation et nous confirme le tout par courriel. La plupart des employés préféreraient réserver directement sur la plate-forme.

Lanaudière – Joliette
Martin Richard

Clara de Skytech

Clara […] intègre aussi la gestion des horaires ainsi que l’admission et la sanction.

Lionel-Groulx
Ghislaine Laurin

COBA

On me dit que le système «fonctionne très bien».

Saint-Hyacinthe
Gilles Boulanger

CLARA de Skytech

Skytech est le fournisseur de notre portail interne et de LÉA évidemment.

Shawinigan
Jocelyne Dupont

CLARA de Skytech

Afin de pouvoir bien utiliser les ressources, il est important que tous les services utilisent le même outil, c’est pourquoi ici toutes les réservations se font maintenant dans Clara. Jusqu’ici, cela fonctionne bien et à ma connaissance il n’y a pas eu de conflits liés au logiciel.

Bien que de nouvelles fonctionnalités soient apparues avec le temps (possibilité d’indiquer le montant à facturer pour une réservation, allocation de ressources matérielles et humaines, période de montage/démontage, etc.), il y a une limite à ce que Clara peut effectuer dans certains cas et il serait bon d’avoir une idée précise des différents usages afin de voir s’ils sont offerts par Clara.

Vieux Montréal
Daniel Bourry

Clara de Skytech

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