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Conversion d’un fichier Word ou Excel en PDF sans mise à jour de la mise en page

Contexte

Certains de nos enseignants convertissent les fichiers Word ou Excel remis par les élèves en format PDF et ce, afin de faire une correction audio (outil disponible avec le PDF). Par contre, lorsqu’ils convertissent les fichiers en PDF, la mise en page se met à jour (entre autres, la table des matières). Comme il s’agit d’un cours dans lequel les élèves doivent maîtriser les fonctions des logiciels Word et Excel, ça pose problème.

Question 

Avez-vous déjà vécu cette situation et avez-vous des solutions?

Détail des réponses

ÉTABLISSEMENT/REPTIC

RÉPONSES

Collégial international Sainte-Anne
Jean Desjardins

Ma solution, plutôt que de convertir le fichier, est d’utiliser un outil web d’enregistrement audio qui peut fournir un lien.

En avril, j’ai suggéré Talk and Comment aux REPTIC, mais les enregistrements les plus durables seraient dans Voraroo. L’outil n’a pas l’interface la plus professionnelle, mais il est très très pratique.

J’insiste à nouveau auprès des collègues de se passer d’Audacity chaque fois qu’on peut.

Les outils nommés fournissent un lien immédiatement, sans sauvegarde ou montage. On déposera lesdits liens dans la page de l’étudiant ou en commentaires.

International des Marcellines
Alexander Deichman

Voici des idées qui peuvent vous aider :

Il faut d’abord savoir comment la conversion est faite? Désactiver les mise à jours des champs: Word 2013 et 2010 -> Options -> Display -> Update fields before printing = à désactiver.

Utiliser l’imprimante indépendante si ce n’est pas le cas. C’est à dire, installez PDF creator qui fait bien la conversion (souvent même mieux que la fonction native en Word 2010).

Utiliser Office 2016: la fonction de conversion native des PDF a été améliorée dans ce produit.

Utiliser Office Mix pour éducation, spécifiquement la fonction d’enregistrement d’écran (voir Guide d’utilisation en anglais) Dans ce cas, la conversion en PDF ne sera pas nécessaire.

Finalement, il est toujours possible de demander aux élèves de produire deux documents: Word et PDF identiques. Quand les documents sont produits en même temps sur le même appareil, les risques des changements de mise ne page sont moins importants.

Jean-de-Brébeuf
Jean Allard

Curieusement, dans les anciennes versions, Word effectuait un recalcul à l’impression, mais pas à l’ouverture du fichier. Depuis Word 2013 et 2016, il n’y a plus de mise à jour automatique lors de l’impression ou de la sauvegarde et il est donc essentiel que l’usager mette à jour sa table des matières avant de transmettre son fichier à un autre utilisateur.

Je comprends le besoin de vos professeurs et pour les aider à gagner du temps voici quelques idées. Avec une macro, le professeur y gagnerait en temps. Il n’aurait qu’à ouvrir le fichier et cliquer sur un bouton pour produire instantanément le PDF. La macro pourrait même fermer le document actif par la même occasion. Il est facile de placer une macro dans la barre d’outils “Accès rapide”. Voici le code VBA pour automatiser la production du PDF:

Sub EnregistrerFormatPDF()

Permet d’enregistrer le fichier Word actif au format PDF (avec le nom original et dans le même dossier que l’original)

=================================

Dim strFullName, ptrDOT, strMsg, numReponse

strFullName = ActiveDocument.FullName

‘strFullName contient le “Path” et le nom du fichier ouvert

‘strFullName = ActiveDocument.Path & Application.PathSeparator & ActiveDocument.Name

en modifiant ActiveDocument.Path par un nom de dossier il est possible d’envoyer le PDF dans le dossier de son choix, par exemple ‘strFullName = “C:\MonDossier” & Application.PathSeparator & ActiveDocument.Name

ptrDOT = InStrRev(strFullName, “.”)

If ptrDOT = 0 Then

Si le document ne porte aucun nom, l’usager est invité à le sauvegarder avant de produire un PDF

strMsg = “Vous devez sauvegarder votre fichier avant d’utiliser cette macro.”

numReponse = MsgBox(strMsg, 16, “Attention”)

Else

Enlève l’extension existante et ajoute l’extension PDF

strFullName = Left(strFullName, ptrDOT – 1) & “.pdf”

Application.DisplayAlerts = False ‘Si le fichier PDF existe déjà il sera écrasé

ActiveDocument.SaveAs2 FileName:=strFullName, FileFormat:=wdFormatPDF

Application.DisplayAlerts = True

ActiveDocument.Close SaveChanges:=wdDoNotSaveChanges ‘Fermeture du fichier sans sauvegarde

End If

End Sub

Pour ce qui est des versions précédentes à Word 2013, il est possible d’ajouter à la macro une instruction qui désactive la mise à jour de la table des matières et qui pourrait ensuite produire le PDF. Mais, en 2016, je trouve curieux que les professeurs utilisent encore Word 2007.

Je suis agréablement surpris de constater qu’un cégep évalue les productions des étudiants jusqu’à ce type de détail. J’aimerais discuter avec le professeur responsable de ce dossier afin de connaître vos approches d’évaluations.

J’invite aussi vos professeurs à visiter le site CorrecteurTIC.com afin de constater que cet outil permet la correction détaillée de travaux en Excel et Word. En moins de dix minutes, un professeur peut corriger les travaux de toute une classe, remettre les notes dans Léa et envoyer un rapport détaillé à chacun des étudiants.

Outaouais

Jean-François Nadeau

Je n’utilise pas fréquemment cette suite ces dernières années, mais auparavant, il me semble que l’on considérait le fait que la table de matières ne se mette pas à jour comme étant LE problème et non l’inverse. Même chose pour les calculs dans les chiffriers.

Toutefois, c’est une fonctionnalité que l’on pouvait activer ou désactiver dans les options, soit dans la section ouverture de document ou impression, selon ce qu’on voulait faire. Si les modifications se produisent lors de la production du PDF, il faut chercher dans la section impression.

Les étudiants ne pourraient-ils pas produire eux-mêmes le PDF? Cela éliminerait toute ambiguïté sur le travail final corrigé: le travail remis et non modifié par le prof est le travail corrigé.

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