Les intranets administratifs pour les employés : partage de documents et travail collaboratif

Écrit par Daniel Bourry

Mercredi, 24 Février 2010 15:50

Questions de Daniel Bourry :

Nous allons commencer en 2010 la mise sur pied d’un intranet administratif, soit une plateforme de services Web internes qui permettra aux employés de partager des documents et de faire du travail collaboratif. Cette plateforme ne sera accessible qu’aux personnes identifiées sur notre réseau.

M. Pascal St-Gelais, un de nos conseillers en communication, serait intéressé à voir ce qui s’est déjà fait dans d’autres institutions afin de ne pas réinventer la roue…

Avez-vous un tel système dans votre collège?
Si oui, qui pourrions-nous contacter afin d’en discuter?

Réponses :

Collèges qui n'utilisent pas d'intranet

Établissement	réponse
André-Laurendeau Nathalie Bastien	Comme tous les collèges SRIC qui ont migré vers Skytech, nous sommes en implantation du portail Intraflex. Bref, tout est nouveau ici aussi.
Cégep@Distance Pierre Roy	Au Cégep@distance, nous utilisons Documentum.
Chicoutimi Constance Riverin	Oui nous avons un intranet pour tout le personnel et un autre pour les étudiants. Nous avons fait affaire avec la compagnie SKYTECH et c’est M. Paul Lalancette, coordonnateurs des services informatiques, poste 299 que vous pouvez contacter ou encore M. Éric Émond, coordonnateur aux communications, poste 279.
Édouard-Montpetit Michel Vincent	Chez nous c'est le portail de Skytech qui permet de faire ça.
Granby Haute-Yamaska Huguette Dupont	En ce qui concerne le Cégep de Granby, nous avons un Intranet depuis janvier qui en est encore à ses tout débuts. Pour l'instant nous n'avons rien de bien différent des nombreux autres Intranet des collèges qui utilisent la plate-forme Intraflex de Skytech. Cela sert principalement à diffuser des nouvelles, à rendre disponibles des contenus et à mettre les gens en relation avec ce qu'on appelle des communautés (nouvelles, documents, liens utiles et forums). Tout le milieu y a accès : le personnel et les étudiants. Éventuellement nous aurons accès par cette porte à notre répertoire personnel de fichiers sur le réseau. La responsable des communications se nomme Lenina Frez Alvarez et on peut la rejoindre à compter du 15 mars au 450 372-6614, poste 1130 ou par courriel à LFAlvarez@CegepGranby.qc.ca.
Lanaudière - Terrebonne André Beauregard	Pour le Cégep régional de Lanaudière, tu peux contacter M. Louis Lavoie (directeur des communication) ou M. Jacques McReady (conseiller pédagogique).
Limoilou Séverine Parent	La question se pose aussi au Cégep Limoilou. Les communications des divers secteurs et directions remplissent les boîtes de courriel de tous et l’information ainsi diluée peine à se rendre aux intéressés. Nous avons au Cégep Limoilou un Intranet (pas très récent) sur SharePoint où les directions archivent les formulaires et rapports. Le Web pédagogique (toujours sur SharePoint) permet d’archiver les nouvelles et documents dont la promotion est faite par le bulletin pédagogique (solution temporaire des CP pour regrouper l’information pédagogique et réduire l’envoi de courriels). Peu convivial et vétuste, l’Intranet doit être renouvelé. Je crois qu’un autre outil que SharePoint s’impose : un outil convivial, plus malléable, qui accepte les fils RSS et où les visiteurs ne reçoivent que l’information qui leur est adressée (selon leur corps d’emploi, leur programme et département et leurs intérêts pour les divers comités du Cégep). Le tout devra être sécurisé (en tout en en partie) et accessible sur le web. Une réflexion a été entamée, mais aucune solution n’a encore été arrêtée.
Réseau REPTIC Fédération des cégeps Nicole Perreault	À la Fédé, nous utilisons le logiciel Hummingbird DM : c’est une « voûte » à l’intérieur de laquelle nous déposons nos documents. Hummingbird offre une kyrielle de fonctionnalités dont des droits d’accès assez étoffés (par exemple, la majorité d’entre nous n’avons pas accès aux documents juridiques de la Fédé). On peut accéder à son espace Hummingbird DM via le Web aussi. Hummingbird est complet, sécuritaire, mais il est un peu complexe. La recherche de documents se fait par mots clefs. Voici un lien qui en dit plus sur Hummingbird et je pourrais te mettre en lien avec la compagnie si tu le désirais : http://www.mb-soft.net/dm.pdf. D’un autre côté, j’utilise (je l’avoue) Dropbox qui me permet d’accéder aux documents qui se trouvent sur mon ordinateur professionnel à partir de mon ordinateur personnel (et vice versa). C’est beaucoup moins professionnel qu’Hummingbird DM, mais moins complexe aussi. C’est Rafael Scapin (Dawson) qui m’a aiguillé vers cette application. Lien vers Dropbox : http://fr.techcrunch.com/2008/03/12/dropbox-la-solution-de-stockage-en-ligne-ideale/.
Rimouski Jacques Dugas	Au Cégep de Rimouski, nous avons développé un Intranet en langage ASP pour restreindre l'accès à des documents à une liste de personnes qui ont à s'authentifier pour accéder aux documents. Toutefois, la présentation de l'Intranet est un peu démodé. La plupart des besoins d'Intranet de notre Collège sont réglés par l'utilisation d'Omnivox de Skytech. La création d'une communauté permet une restriction d'accès à une liste de membres. Le seul inconvénient est qu'une application externe ne peut déposer automatiquement des documents dans l'Intranet. Il est nécessaire qu'une personne demande le téléversement de chaque document. Enfin, je vous invite à examiner la possibilité d'utiliser Wordpress pour le développement d'un Intranet. Ce logiciel est gratuit et, bien qu'il n'inclus pas de fonctionnalité d'Intranet, il existe un plugin (wpamedusers) gratuit permettant l'accès à certaines pages aux usagers du site. Bien que Wordpress soit principalement connu comme un logiciel de développement de blogues, il peut être utiliser pour développer et mettre a jour un petit site Web. Il s'agit d'un logiciel PHP (gratuit) utilisant une base de données MySql (gratuit). La solution Wordpress devient moins intéressante si vous avez de nombreux comptes à créer avec une mise à jour fréquente de vos usagers. Il est possible de créer un seul compte qui servirait à plusieurs personnes. Il me serait facile de vous faire une démonstration en vous autorisant de prendre le contrôle de mon ordinateur tout en vous parlant au téléphone. Si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez me contacter.
Sainte-Foy Jean-Guy Fallu	Nous avons depuis un an adopté un portail web de la firme Skytech mieux connue pour les services Omnivox. Ce portail permet de publier des communiqués, d'accéder aux services Omnivox et particulièrement à ceux de Léa pour les professeurs. Il permet en outre de former des communautés d'employés. Ces communautés peuvent accéder à des documents mis en ligne, recevoir des communiqués leur étant adressés et participer à des forums de discussion.
Sainte-Hyacinthe Gilles Boulanger	Ici à Saint-Hyacinthe, nous utilisons les lecteurs réseaux de type Novell pour partager des documents au niveau administratif. Certains lecteurs sont strictement réservés à la direction. Nous pouvons avoir des dossiers de partage, autant sur Novell que sur GroupWise. Notre Intranet pour l'instant est le Portail de la SRIC et nous pouvons ajuster les paramètres de sécurité pour donner un accès sécurisés aux documents.
Sherbrooke Claude Martel	À Sherbrooke, Nous travaillons avec les communautés dans Omnivox.
Trois-Rivières Chantal Desrosiers	Nous travaillons présentement sur ce projet avec Skytech. Notre projet ne sera pas prêt avant juin prochain.
Vieux Montréal Daniel Bourry	Actuellement nous utilisons des disques réseau accessibles par FTP de l’extérieur du collège. Nous travaillons à implanter des sites SharePoint (accès Web identifié) pour les services. Les sites pourront contenir des espaces de documents, des Wiki, des blogues, des forums, etc. M. Pascal St-Gelais et moi aidons les services à démarrer leur site. Nous cherchons à déléguer, le plus possible, l’administration de ces sites à chaque service. Notre processus de réflexion n’est pas terminé concernant la gestion des droits et le transfert de cette gestion aux utilisateurs.